Наемате ли лични асистенти, които запази ти време или кой ти струва време?
Наскоро поканих тридесет и пет от моите най-добри клиенти за бизнес коучинг на частно отстъпление в Джаксън Хоул, Уайоминг, където живея. Обсъждахме различните аспекти на лидерството - начините, по които собствениците на бизнеса могат да създадат стратегически предимства и пробивни резултати за себе си и своите компании - когато някой ме попита за управление на времето .
Този въпрос предизвика оживен разговор за най-добрите начини, които всеки от нас е намерил да използва времето си. И стана ясно, че извънредно успешните предприемачи, които имахме в тази стая, губят ценно време, защото техните помощници не са били достатъчно способни или овластени, за да свършат работата, която се изисква от тях. Затова започнах да говоря за важността на наемането на асистенти, които най-добре отговарят на вашите нужди - и какво можете да направите, за да им помогнете.
За двадесет и пет години в различни компании и в различни градове имах асистенти, които са работили от моя офис, асистенти, които са работили отдалечено, но локално, и асистенти, които са работили буквално на хиляда мили от мен. В процеса открих, че наистина има четири нива на асистенти. И това, че наемането на подходящия вид асистент е от решаващо значение за увеличаване на времето
Ниво 1: Гоферът
Асистентите на това първо ниво изискват директни инструкции и строг надзор. Те могат да преместват обекти от точка А в точка Б. Те могат да изпращат имейли от ваше име - когато им бъде казано точно какво да пишат. Те могат да вземат транскрипции и да сканират документи и да ги архивират в папки според вашите инструкции. С гофърите им давате указания на всяка крачка
Така че спестявате някои време - в крайна сметка вашият гофер е този, който всъщност е правиш задачата - но всъщност трябва да направите всичко от тяхното мислене вместо тях. Което поставя строго ограничение за времето, което наистина можете да използвате, като работите с гофер.
Това очевидно не е личният асистент, който трябва да наемете.
Ниво 2: Административен асистент
Административен асистент или „администратор“ е човек, който може да се справи добре с много задачи, стига да има ясен процес, който да е изложен за тях и тези задачи да са в границите на това, което очакват или с какво са свикнали да се справят .
Добрата новина е, че администраторите са значително по-автономни от гоферите. Администраторите наистина могат да ви помогнат да използвате времето си, стига да следват известни процеси и процедури, за да получат известни резултати. Те превъзхождат с конкретни, определени задачи.
Но те изпадат в неприятности, когато нещата станат двусмислени - когато са помолени да се справят със задачи, при които успехът не е гарантиран. Страхуват се от объркване. Страхуват се от грешка. Защото знаят, че ще носят отговорност за грешките си. Те може да се затруднят. Това са те, които не са склонни да използват собствената си преценка.
Така че администраторите могат да помогнат да се възползват значително повече от времето ви, отколкото гоферите, но те ще избягват задачите, при които помощта може да бъде най-ценна.
Ниво 3: Изпълнителният асистент
колко прави Крис Хейс
Изпълнителните асистенти не се смущават от несигурността. Те могат да поемат неясна задача и в действителност да измислят, в определени граници, как да го накарат да работи. Те могат да се справят със задачи, които са скицирани вместо да бъде проектиран.
Проектираните задачи - видовете задачи, с които административните асистенти се чувстват най-удобно - са наистина добре обработени. Необходимите стъпки са изложени ясно предварително.
За разлика от това, когато дадете на изпълнителен асистент скицирано задание, обикновено казвате нещо като „ Ето какво се опитвам да постигна. Ето няколко променливи в игра. Ето някои неща, които може да искате да вземете под внимание . Вие разберете останалото . '
Изпълнителните асистенти са изключително автономни; те просто се нуждаят от помощ за разбиране на контекста на вашите заявки. Те се нуждаят от определено количество информация, за да им помогнат да вземат добри решения от ваше име. Те се нуждаят от вас, за да съобщите вашите очаквания и предпочитания.
Например, когато става въпрос за пътуване, ще искате да ги уведомите при какви условия искате да надстроите до по-висок клас самолетни услуги, какви хотели харесвате и в какви квартали предпочитате да отседнете.
Този контекст също може да отиде много по-дълбоко. От своя страна обичам да имам изпълнителен асистент във входящата си поща. Отчасти това е полезно, защото намалява броя на имейлите, с които трябва да се справя: ако получавам сто имейла на ден, бих казал, че моят изпълнителен асистент обработва, преразпределя или изтрива около петдесет до седемдесет от тях.
Наличието й там също е полезно, защото тя вижда контекста на моя бизнес. Тъй като тя знае върху какво работя и с кого, тя може да взема по-добри решения относно това кой трябва да има срещи с мен. Например, ако тя види, че обменям много имейли с Джо за определен проект и след това Джо иска среща и казва, че това трябва да се случи преди определен срок, тя може да определи, че проектът е наистина важен за аз и че срещата вероятно е също. Така че тя ще поеме инициативата да ми организира тази среща и просто ще ми остави бележка, че ' Джо каза, че наистина трябва да се срещне с теб преди този краен срок, затова го вместих за половин час, от 2:45 до 3:15 . '
Изпълнителните асистенти наистина могат да ви помогнат да използвате времето си, стига да им давате добър контекст.
Ниво 4: Началникът на щаба или Изпълнителният директор
Накрая имаме началник на щаба - или, във военните, изпълнителен офицер. Този асистент е като личен главен оперативен директор за вашите бизнес дейности. Те разбират вашите цели. Те знаят кои са всички ключови играчи. И те са в състояние да получат резултати сами, докато взимат голяма част - или дори по-голямата част - от административното натоварване от раменете ви.
Началникът на персонала ще поеме инициатива и всъщност ще проследи и се регистрира с вашите преки доклади от ваше име. Докато административният или изпълнителният асистент може да прави бележки по време на среща, вашият началник на персонала ще забележи елементи, които трябва да бъдат проследени, и да извърши тези последващи действия сами. Вашият началник на персонала ще се заеме да се върне обратно със Синди след срещата, за да се увери, че тя наистина е предала чистите ръце на тези четири елемента и след това ще провери два дни по-късно, за да види как се справя с тях.
За съжаление повечето хора наемат гофер и административни асистенти - хора, които могат да помогнат само с ясно изложени задачи. Но като собственици на бизнес, повечето от нас не са твърде ориентирани към процесите; живеем в свят, който е по-размит. И така наистина се нуждаем от минимум изпълнителен асистент, който да се справя с по-неясни ситуации.
И макар началниците на персонала да са страхотни, обикновено ще ги намерите само в средни и по-големи компании. Ако имате по-малка компания, вероятно ще имате в екипа си началник на персонала, но те няма да бъдат възложени изключително на вас. Вместо това те могат да управляват вашите операции или, ако бизнесът ви е малко по-голям, може да са вашият главен оперативен директор.
И това е важно нещо да се отбележи, че тези заглавия са произволни. Голяма част от хората, които са озаглавени „Изпълнителни асистенти“, всъщност са просто гофьори. И много хора, които са наети като гофъри, наистина се представят на ниво асистент. (Последното е особено разпространено в света на развлеченията.)
Така че, докато мислите за наемането на следващия си асистент, помислете от кой тип асистент имате нужда. И каквото и да решите, не забравяйте да търсите тези качества по време на интервюта.
И накрая, бонус професионален съвет: наемете някой с малко повече възможности, отколкото смятате, че ще ви трябва. В крайна сметка вие искате вашата компания да расте, нали?
Ако харесате идеите, които споделих, препоръчвам ви да изтеглите безплатно копие на най-новата ми книга, Изградете бизнес, а не работа . Натисни тук за пълни подробности и за да получите вашето безплатно копие.
