Ако имате нужда от система, която да ви помогне да управлявате вашите документи в екипа си, но бюджетът ви е ограничен, безплатната версия на Zoho Docs Системата за управление на документи (DMS) е солидна опция. Тази версия поддържа екипи с до 25 потребители, разпределя 5 GB облачно хранилище на потребител и рекламира силна сигурност и съответствие. Това е нашият избор за най-добър безплатен софтуер / системи за управление на документи за малък бизнес 2018.
Докато преглеждахме DMS за малкия бизнес, установихме, че много малко предлагат безплатна версия на своя софтуер. Тези, които открихме, често са разрешени само за един потребителски акаунт. Също така прегледахме безплатния софтуер с отворен код, но установихме, че използването му изисква ИТ персонал с широко разбиране на системата. Zoho Docs обаче има удобен потребителски интерфейс, онлайн форуми за поддръжка и много от характеристиките на платените услуги, които разгледахме.
Функциите, предлагани в безплатната версия на Zoho Docs, включват:
Синхронизиране на работния плот
1 GB ограничение за качване на файлове
Администраторски контроли
Интеграция на Dropbox
Zoho Office Suite
SSL
Версиониране на файлове (до 25 версии)
Сигурна файлова колаборация
Двуфакторно удостоверяване
на колко години е аарон до
Мобилно приложение
Чат в приложението
Известие по имейл
Разбира се, безплатната версия не разполага с всички функции, които получават потребителите на платени Zoho Docs, като следа за проверка, неограничена версия на файла, защитени с парола връзки / изтичане на валидността, неограничено възстановяване, прехвърляне на собственост върху файлове и други. Това е очаквано и безплатен потребител може да надстрои до платена услуга, тъй като нуждите им се увеличават.
Отзивите на клиентите, включително тези, които коментираха безплатната версия, като цяло бяха много положителни. Платформата спечели наградата за страхотен потребителски опит за 2017 г. на FinancesOnline.com и беше класирана на 11 място в категорията им за споделяне на файлове и управление на документи.
Zoho Docs, подобно на Google Docs, има собствен формат за файлове. Някои потребители коментираха, че работата с документи на Word в тази система е малко по-предизвикателна, отколкото биха искали. След като обаче файлът се преобразува в Zoho Doc, изглежда лесно да се редактира и да се работи съвместно. Нещо повече, функционалността и външният вид на повечето функции на потребителския интерфейс ще бъдат познати. Например файловата организация използва традиционната структура на файловия шкаф. И подобно на много системи за управление на документи, функционалността за търсене по ключови думи позволява на потребителя да намери документ, дори ако не може да си припомни местоположението или заглавието му.
Едно предизвикателство към безплатната версия може да бъде получаването на поддръжка, когато имате нужда от нея. Поддръжката по телефона е достъпна само за плащащи клиенти. Потребителите, които не плащат, могат да изпратят билет за поддръжка и да имат достъп до форуми директно от приложението, за да разговарят с други потребители, които могат да помогнат за отстраняване на проблеми. Можете също така да получите достъп до Ръководството за потребителя, често задавани въпроси, уеб семинари и блога в раздела за ресурси на уебсайта.
Като цяло Zoho Docs разполага със солиден набор от функции за управление, съхранение и сътрудничество по документи в малки екипи. Компаниите с ограничен бюджет или желаещи да започнат с безплатна услуга и след това да надстроят при нарастване на нуждите, могат да обмислят безплатната версия на Zoho Docs.
За да научите за нашите селекции от най-добрите DMS в други категории, прочетете „ Най-добър софтуер / системи за управление на документи за малък бизнес 2018 . '
Разкриване на редакцията: Inc. пише за продукти и услуги в тази и други статии. Тези статии са редакционно независими - това означава, че редакторите и репортерите изследват и пишат за тези продукти, без влияние на маркетингови или търговски отдели. С други думи, никой не казва на нашите репортери или редактори какво да пишат или да включват някаква определена положителна или отрицателна информация за тези продукти или услуги в статията. Съдържанието на статията е изцяло по преценка на репортера и редактора. Ще забележите обаче, че понякога в статиите включваме връзки към продукти и услуги. Когато читателите щракнат върху тези връзки и закупят тези продукти или услуги, Inc може да получи компенсация. Този рекламен модел, основан на електронна търговия - както всяка друга реклама на нашите страници със статии - няма влияние върху редакционното ни покритие. Репортерите и редакторите не добавят тези връзки, нито ще ги управляват. Тези реклами, както и други, които виждате в Inc, поддържат независимата журналистика, която намирате на този сайт.
Забележка на редактора: Търсите ли системи за управление на документи за вашата компания? Ако искате информация, която да ви помогне да изберете тази, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашият партньор BuyerZone да ви предоставя информация безплатно:
Разкриване на редакцията: Inc. пише за продукти и услуги в тази и други статии. Тези статии са редакционно независими - това означава, че редакторите и репортерите изследват и пишат върху тези продукти, без никакво влияние на маркетингови или търговски отдели. С други думи, никой не казва на нашите репортери или редактори какво да пишат или да включват някаква определена положителна или отрицателна информация за тези продукти или услуги в статията. Съдържанието на статията е изцяло по преценка на репортера и редактора. Ще забележите обаче, че понякога включваме връзки към тези продукти и услуги в статиите. Когато читателите щракнат върху тези връзки и закупят тези продукти или услуги, Inc може да получи компенсация. Този рекламен модел, основан на електронна търговия - както всяка друга реклама на нашите страници със статии - няма влияние върху редакционното ни покритие. Репортерите и редакторите не добавят тези връзки, нито ще ги управляват. Този рекламен модел, подобно на други, които виждате в Inc, поддържа независимата журналистика, която намирате на този сайт.
