Има много причини бизнесът да управлява електронни файлове и да дигитализира документите си. Създаването на структура за организиране и споделяне на информация е едно предимство; както и намаляването на хартията, създаването на одиторски следи, осигуряването на спазване на нормативните изисквания и улесняването на вътрешното и външното сътрудничество. Системите за управление на документи (DMS) помагат на компаниите да цифровизират, съхраняват, управляват и проследяват документи, обекти от данни и изображения по електронен път. Независимо дали се наричат системи, софтуер или решения, предложенията на DMS се предлагат с разнообразни функции и етикети с цени. Измислихме някои от най-добрите категории, за да ви помогнем да сортирате това, което може да бъде объркващ набор от опции.
В нашия преглед открихме широка гама от предложения. Някои системи се фокусират върху активирането на съхранение, търсене, сигурност и включват някои функции за ревизия и споделяне на документи. Други се простират отвъд DMS, предоставяйки множество звънци и свирки (и приставки) за спектър от възможности като създаване на работен поток, управление на задачи, сътрудничество, автоматизирани правила и др.
Предвид множеството възможности, определянето на правилната система може да бъде обезсърчително. Говорихме с Дженифър Панков, мениджър, клиентски успех, SHI International Corp., която помогна за опростяването му: „От бизнес решение се запитайте„ Какво ми помага това да подобри бизнеса ми или да изпълни критична нужда? “ Това е, което помагаме на клиентите да разгледат и да намерят решение. Вместо да мислите „Имам нужда от DMS“, попитайте: „Какво трябва да направя?“ След това стеснете избора си до кое решение го прави и кои парчета го прави. '
майкъл смит espn нетна стойност
Друг въпрос за разглеждане е: Къде искам да се съхраняват файловете ми? Има три типа DMS: облачен, локален и хибриден.
Облак: С тази услуга вашите документи са в облака на доставчика - готови за мобилен достъп по всяко време и навсякъде, когато имате интернет. Съхранението може да бъде ограничено от вашия договор (въпреки че повечето услуги предлагат разнообразни нива на съхранение и свързани цени), но често това е достъпна опция, която включва управление на системата и актуализации, а файловете се архивират в облака.
В помещението: Тази опция позволява повече персонализиране, тъй като DMS се намира на вашия сървър и не сте ограничени до съхранение на ниво договор. Но предварителните разходи може да са плашещи, ИТ поддръжката може да е допълнителна и ще трябва да внедрите резервен протокол, в случай че сървърът ви падне.
Хибрид: Тази комбинация от on-premise и облак може да ви позволи гъвкавост при използването на облака за някои типове документи, като същевременно избягвате мигрирането на наследено съдържание, до което не се нуждаете от мобилен достъп.
Когато разглеждате опциите за DMS, ключовите фактори, които трябва да вземете предвид, са:
Сигурност: Един аспект е способността ви да контролирате достъпа и да задавате разрешения за документи и файлове в системата. Оценката как тези файлове се споделят сигурно вътрешно и външно е важно. Друг аспект е нивото на сигурност, защитаващо вашите данни там, където се съхраняват. Ако търсите облачно решение, уверете се, че сигурността на доставчика за техните центрове за данни е достатъчна, за да защити вашите данни и е в съответствие с всички разпоредби за вашата индустрия.
Сканиране: Ако се давите в хартия, намерете система, която позволява сканиране на масови количества документи с функции за автоматизирано именуване и картотекиране. Една потенциална функция, оптично разпознаване на символи (OCR), превръща сканираните документи в файлове с възможност за редактиране и търсене.
Търсене: Разумно е да се уверите, че без значение как системата организира вашите файлове, възможностите за търсене позволяват пълнотекстово търсене на ключови думи в рамките на файлове (не само по заглавие).
Достъп, редактиране, наблюдение: Колко обширни са нуждите на вашия бизнес за създаване, достъп и промяна на документи? Когато преглеждате DMS, погледнете:
- Настройката за достъп / разрешения за документи и файлове, например задават ли се роли, задава ли се достъп от документ, папка или и двете, можете ли да зададете разрешения от лица и от групи?
- Споделяне / редактиране на файлове, т.е. има ли проверка / излизане, могат ли няколко потребители да редактират наведнъж?
- Мониторинг и проследяване, например, можете ли да видите кой е разглеждал документа, получавате ли дневник за активност / одит, можете ли да задавате сигнали?
- Контрол на версиите, т.е. можете ли да видите историята на версиите, как системата гарантира, че се работи с най-актуалната версия, можете ли да получите достъп до предишни версии?
- Създаване, сглобяване и архивиране, т.е. какви характеристики са налице за целия живот на документа от създаването му чрез архивиране?
Сътрудничество: Колко вътрешно и външно сътрудничество трябва да упълномощите? Докато контролът на версиите, редактирането и електронният подпис могат да бъдат доста стандартни DMS функции, някои системи включват работни потоци, съавторство, управление на задачи, сигнали, съобщения и др.
Удобство за потребителя: Искате възможно най-близо до 100% приемане на системата. Уверете се, че инструментите и интерфейсът са лесни за употреба и интуитивни, така че вашият екип може лесно да го използва.
Мобилност: Ако мобилният достъп е приоритет, намерете система, съвместима с всички устройства. Помислете за такова, което има приложение, което възпроизвежда изживяването на работния плот.
Интеграция: Има голямо разнообразие от възможности за интеграция в DMS предложенията, които разгледахме. Знайте с какви системи ще ви е необходим вашият DMS, за да се интегрира. Например желанието ви да не се налага да премествате файлове от съществуващо облачно хранилище, например Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive и т.н., или нуждата ви да се свържете с вашия CRM, система за управление на съдържанието или счетоводен софтуер може да доведе до решението на вашия доставчик .
Поддържа: Както при всяка услуга на доставчик, не забравяйте да разберете как се предоставя поддръжка. Повечето доставчици, които прегледахме, имаха няколко опции за поддръжка, включително имейл, онлайн чат и телефон - въпреки че понякога часовете бяха ограничени. Някои предлагат поддръжка само чрез билетна система. Изберете такъв, който отговаря на нивото и вида на поддръжката, от която се нуждаете.
Цена: Цената на DMS варира в зависимост от доставчика и услугата. Както бе споменато по-рано, локалният DMS има значителни предварителни разходи. С облачната услуга обаче най-вероятно ще плащате месечна или годишна такса, определена на база потребител / месец или капацитет за съхранение, а допълнителни функции могат да увеличат разходите. Така че, помислете за текущите си разходи и всяко увеличение, което ще се случи, ако вашите нужди се увеличат.
Забележка на редактора: Търсите софтуер за управление на документи за вашата компания? Ако искате информация, която да ви помогне да изберете тази, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашият партньор BuyerZone да ви предоставя информация безплатно:
В търсенето на „Най-доброто от“ DMS намерихме квалифицирани кандидати в няколко категории:
Общ победител, най-добър софтуер / системи за управление на документи за малък бизнес: eFileCabinet
eFileCabinet получава нашия глас като най-добър цялостен победител за софтуер / системи за управление на документи за малък бизнес 2018. DMS е единственото, което eFileCabinet прави. Това е надеждно предложение, което популяризира неговата лекота на използване, мобилен достъп, усъвършенствано търсене „никога не губи нищо“ и високи нива на сигурност.
Професионалисти: Има широко предлагане на DMS функции с добавени нови функции, като работен поток (в момента се предлага в бета версия). Сигурността и спазването са фокусни области.
Минуси: Поддръжката на клиентите, макар и бърза реакция по телефона, имейл или чат, е достъпна само в работно време. Също така, това не е най-малко скъпата DMS опция; но не и най-скъпият.
Вижте пълния ни преглед на eFileCabinet.
Най-добрият безплатен софтуер / системи за управление на документи за малък бизнес: Zoho Docs
Докато много доставчици на DMS предлагат безплатни пробни версии, безплатните версии са рядкост. Тези, които открихме, често са разрешени само за един потребителски акаунт. Предлагаме 5 GB място за съхранение / потребител за до 25 членове на екипа безплатно спечелени Zoho Docs нашето признание за най-добър безплатен софтуер за управление на документи за малък бизнес 2018.
Професионалисти: Zoho Docs рекламира силна сигурност и съответствие, има удобен потребителски интерфейс, онлайн форуми за поддръжка и много от характеристиките на платените услуги, които разгледахме.
Минуси: Zoho Docs, подобно на Google Docs, има собствен формат за файлове. Някои потребители коментираха, че работата с документи на Word в тази система е по-голямо предизвикателство, отколкото биха искали.
Прочетете нашите пълни Преглед на Zoho Docs .
Най-добрият софтуер / системи за управление на документи за обслужване на клиенти: eFileCabinet
eFileCabinet получава гласа ни за най-добър софтуер / системи за управление на документи за обслужване на клиенти през 2018 г. Въпреки че този DMS може да струва малко повече от някои конкуренти, няколко потребителски рецензии заявяват, че си заслужава заради хората и обслужването на клиентите. Екипът за успех на клиента се ангажира всеки нов клиент да получи обаждане веднага след покупката, за да се увери, че напълно разбира продукта и тяхната компания може да се възползва от него.
Професионалисти: Когато се свързахме с обслужването на клиенти чрез трите им метода, т.е. чат, телефон и имейл, чухме много бързо и представителите бяха приятелски настроени, професионални и полезни.
Минуси: Поддръжката на клиенти е достъпна само в работно време (8:00 - 17:00 MT) от понеделник до петък.
Вижте пълния ни преглед на eFileCabinet.
Кърк Фрост нетна стойност 2017
Най-добрият софтуер / системи за управление на документи за сътрудничество: SharePoint
SharePoint, DMS от Microsoft, включва много функции, които ще заинтересуват компании или екипи, които се нуждаят от ефективно сътрудничество. Проектиран с намерението да „упълномощи екипната работа“ и „безпроблемното сътрудничество в цялата организация“, SharePoint е нашият избор за най-добър софтуер / системи за управление на документи за сътрудничество 2018.
Професионалисти: Като продукт на Microsoft, SharePoint осигурява високи нива на сигурност и поддръжка на клиенти с редица ценови точки. Възможностите изглеждат почти безкрайни, когато се разглежда пълният пакет от предложения на Microsoft, с които SharePoint се интегрира.
Минуси: Много отзиви показват, че за пълноценно използване на експертния опит и персонализиране на SharePoint са необходими. Това потенциално може да направи решението твърде дълго и скъпо за малкия бизнес.
Вижте пълния ни преглед на SharePoint.
Най-добрият софтуер / системи за управление на документи за адвокатски кантори: M-Files
Тъй като адвокатските кантори се занимават с тон документи, повечето от които съдържат поверителна и чувствителна информация, има допълнителни съображения за избора на DMS. Според статия в ABA Journal, ' Ето правното ограничение на софтуера за управление на документи , „компонентите за управление на документи в софтуера за управление на практики, който в момента използва адвокатска кантора, може да са достатъчни за самостоятелни практики или малки фирми в области, които не са тежки за документи. Но за малки фирми, които управляват огромни количества документи, намирането на самостоятелна система, която може да се интегрира добре със съществуващия ви софтуер за управление и счетоводство, може да бъде изключително полезно. Поради своята иновативна технология, сигурност, поддръжка за съответствие на данните и способност за интеграция, нашият избор за най-добър софтуер / системи за управление на документи за адвокатски кантори е M-Files.
Професионалисти: В допълнение към солидните DMS функции като възможности за сканиране, OCR за организиране и търсене и контрол на достъпа, тази технология предлага на адвокатските кантори работни процеси за одобрение на договори и поддържа eDiscovery.
Минуси: M-Files не предлага предварително конфигурирани пакети, както правят някои конкуренти, така че е трудно да се прецени каква ще бъде цената за малка адвокатска кантора, за да получи необходимите им функции. Решенията са персонализирани за всеки клиент и ценообразуването започва под $ 2000 годишно.
Прочетете пълния преглед на M-Files.
Други услуги за управление на документи
В допълнение към тези, които избрахме в нашите най-добри категории, ето и други компании, които прегледахме:
Докми описва, че се предлага като сигурна, лесна за използване система за управление на документи, проектирана за различни цели, включително улавяне и съхранение на документи, търсене и извличане и споделяне на файлове.
Асите пакет за управление на документи се използва от архитектурни, инженерни и строителни компании за работни потоци, управление на информация и спазване на световните стандарти.
DocuWare Cloud цифровизира хартиени процеси, позволява конфигуриране на персонализирани работни потоци и се интегрира с ERP, CRM и други системи.
Adobe Document Cloud включва Acrobat DC за PDF производителност и Adobe Sign за интегрирано електронно подписване.
Hightail бизнес , по-рано YouSendIt, се състои от техните предложения за споделяне на файлове и творческо сътрудничество.
Ascencio ONLYOFFICE предоставя онлайн редактори на документи и бизнес инструменти за производителност чрез облак или частна мрежа.
Alfresco One от Alfresco Software, Inc. е платформа за управление на корпоративно съдържание (ECM), която включва управление на документи, сътрудничество и автоматизация на процесите.
Методология
Използвахме обширен преглед на термини за търсене, социални тенденции и уеб изследвания, за да стесним списъка си с DMS предложения. Интервюирахме професионалисти за обслужване на клиенти, които имат опит в използването на DMS и помагат на клиентите при вземането на решения за управление на съдържание или закупуване на софтуер. След като изборът ни беше стеснен, ние след това прегледахме уебсайта на всяка компания и гледахме демонстрации или се регистрирахме за изпитания и сравнихме офертите по-конкретно за типа на услугата, ценообразуването, обслужването на клиентите, мащабируемостта, функционалността, лекотата на използване, отзивите на клиентите, уебсайта за бизнес и технологии рецензии и награди. За липсваща информация се свързахме с компанията. В този процес ние не само попълнихме пропуски в информацията, но и оценихме тяхната скорост и задълбоченост на реакцията.
Разкриване на редакцията: Inc. пише за продукти и услуги в тази и други статии. Тези статии са редакционно независими - това означава, че редакторите и репортерите изследват и пишат за тези продукти, без влияние на маркетингови или търговски отдели. С други думи, никой не казва на нашите репортери или редактори какво да пишат или да включват някаква определена положителна или отрицателна информация за тези продукти или услуги в статията. Съдържанието на статията е изцяло по преценка на репортера и редактора. Ще забележите обаче, че понякога в статиите включваме връзки към продукти и услуги. Когато читателите щракнат върху тези връзки и закупят тези продукти или услуги, Inc може да получи компенсация. Този рекламен модел, основан на електронна търговия - както всяка друга реклама на нашите страници със статии - няма влияние върху редакционното ни покритие. Репортерите и редакторите не добавят тези връзки, нито ще ги управляват. Тези реклами, както и други, които виждате в Inc, поддържат независимата журналистика, която намирате на този сайт.
Забележка на редактора: Търсите софтуер за управление на документи за вашата компания? Ако искате информация, която да ви помогне да изберете тази, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашият партньор BuyerZone да ви предоставя информация безплатно:
Забележка на редактора: Търсите софтуер за управление на документи за вашата компания? Ако искате информация, която да ви помогне да изберете тази, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашият партньор BuyerZone да ви предоставя информация безплатно:
Разкриване на редакцията: Inc. пише за продукти и услуги в тази и други статии. Тези статии са редакционно независими - това означава, че редакторите и репортерите изследват и пишат върху тези продукти, без никакво влияние на маркетингови или търговски отдели. С други думи, никой не казва на нашите репортери или редактори какво да пишат или да включват някаква определена положителна или отрицателна информация за тези продукти или услуги в статията. Съдържанието на статията е изцяло по преценка на репортера и редактора. Ще забележите обаче, че понякога включваме връзки към тези продукти и услуги в статиите. Когато читателите щракнат върху тези връзки и закупят тези продукти или услуги, Inc може да получи компенсация. Този рекламен модел, основан на електронна търговия - както всяка друга реклама на нашите страници със статии - няма влияние върху редакционното ни покритие. Репортерите и редакторите не добавят тези връзки, нито ще ги управляват. Този рекламен модел, подобно на други, които виждате в Inc, поддържа независимата журналистика, която намирате на този сайт.
