Американските служители харчат средно около четвърт от работната седмица стотици имейли .
Въпреки факта, че сме залепени за нашите бутони за отговор, треньорът по кариера Барбара Пахтер казва, че много професионалисти все още не знаят как да използват правилно имейлите.
Поради огромния обем съобщения, които четем и пишем, може да сме по-склонни да правим неудобни грешки и тези грешки могат да имат сериозни последици.
Пахтер очертава основите на съвременния имейл етикет в своята книга ' Основите на бизнес етикета . ' Говорихме с нея и извадихме най-съществените правила, които трябва да знаете.
Вивиан Джианг и Рейчъл Захар допринесоха за по-ранни версии на тази статия.
1. Включете ясна, директна тема
Примерите за добра тема включват „Датата на срещата е променена“, „Бърз въпрос за вашата презентация“ или „Предложения за предложението“.
„Хората често решават дали да отворят имейл въз основа на темата“, казва Пахтер. „Изберете такъв, който да даде на читателите да разберат, че решавате техните опасения или бизнес проблеми.“
2. Използвайте професионален имейл адрес
Ако работите за компания, трябва да използвате имейл адреса на компанията си. Но ако използвате личен имейл акаунт - независимо дали сте самостоятелно заети или просто го използвате от време на време за кореспонденции, свързани с работата - трябва да бъдете внимателни при избора на този адрес, казва Пахтер.
Винаги трябва да имате имейл адрес, който предава вашето име, така че получателят да знае точно кой изпраща имейла. Никога не използвайте имейл адреси (може би остатъци от вашите ученически дни), които не са подходящи за използване на работното място, като например „babygirl @ ...“ или „beerlover @ ...“ - без значение колко обичате студена варя.
3. Помислете два пъти, преди да натиснете „отговори всички“
Никой не иска да чете имейли от 20 души, които нямат нищо общо с тях. Игнорирането на имейлите може да бъде трудно, тъй като много хора получават известия за нови съобщения на смартфоните си или разсейващи изскачащи съобщения на екраните на компютрите си. Въздържайте се да натискате „отговори всички“, освен ако наистина не мислите, че всички в списъка трябва да получат имейла, казва Пахтер.
4. Включете блок за подпис
Осигурете четецът ви с малко информация за вас, предполага Пахтер. „Като цяло тук ще бъдат посочени пълното ви име, заглавие, името на компанията и вашата информация за контакт, включително телефонен номер. Можете също така да добавите малко реклама към себе си, но не прекалявайте с никакви поговорки или произведения на изкуството.
Използвайте същия шрифт, размер и цвят като останалата част от имейла, казва тя.
5. Използвайте професионални поздрави
Не използвайте спокойни разговорни изрази като „Хей, момчета“, „Йо“ или „Здравейте хора“.
„Спокойният характер на нашите писания не трябва да влияе на поздрава в имейл“, казва тя. ' Хей е много неформален поздрав и като цяло не бива да се използва на работното място. И Аз също не е наред. Използвайте Здравей или Здравейте вместо.'
Тя също така съветва да не се съкращава името на никого. Кажете „Здравей, Майкъл“, освен ако не си сигурен, че предпочита да го наричат „Майк“.
6. Използвайте умерено удивителите
Ако решите да използвате удивителен знак, използвайте само един, за да предадете вълнение, казва Пахтер.
„Хората понякога се увличат и поставят редица удивителни знаци в края на изреченията си. Резултатът може да изглежда твърде емоционален или незрял “, пише тя. „Възклицателните знаци трябва да се използват пестеливо в писмен вид.“
7. Бъдете предпазливи с хумор
Хуморът лесно може да се загуби в превода без правилния тон или изражение на лицето. При професионален обмен е по-добре да оставите хумора извън имейлите, освен ако не познавате добре получателя. Също така, нещо, което смятате за смешно, може да не е смешно за някой друг.
Пахтер казва: „Нещо, което се възприема като смешно, когато се говори, може да се случи съвсем различно, когато се пише. Когато се съмнявате, оставете го настрана.
8. Знайте, че хората от различни култури говорят и пишат по различен начин
Неправилна комуникация може лесно да възникне поради културни различия , особено в писмената форма, когато не можем да видим езика на тялото си. Приспособете съобщението си към културния произход на получателя или доколко добре ги познавате.
Добро правило, което трябва да имате предвид, казва Пахтер, е, че културите с висок контекст (японска, арабска или китайска) искат да ви опознаят, преди да правят бизнес с вас. Следователно може да е обичайно бизнес партньорите от тези страни да бъдат по-лични в своите трудове. От друга страна, хората от култури с нисък контекст (немски, американски или скандинавски) предпочитат да стигнат до въпроса много бързо.
9. Отговорете на имейлите си - дори ако имейлът не е предназначен за вас
Трудно е да се отговори на всяко имейл съобщение, което някога е било изпращано до вас, но трябва да опитате, казва Пахтер. Това включва случаите, когато имейлът е бил изпратен случайно до вас, особено ако подателят очаква отговор. Отговорът не е необходим, но служи като добър етикет по имейл, особено ако този човек работи в същата компания или бранш като вас.
Ето пример за отговор: „Знам, че сте много заети, но не мисля, че сте искали да ми изпратите този имейл. И исках да ви уведомя, за да можете да го изпратите на правилния човек.
10. Добавете имейл адреса последен
„Не искате да изпратите имейл случайно, преди да приключите с писането и проверката на съобщението“, казва Пахтер. „Дори когато отговаряте на съобщение, е добра предпазна мярка да изтриете адреса на получателя и да го вмъкнете само когато сте сигурни, че съобщението е готово за изпращане.“
11. Коректурайте всяко съобщение
Вашите грешки няма да останат незабелязани от получателите на вашия имейл. „И в зависимост от получателя може да бъдете осъдени, че сте ги направили“, казва Пахтер.
каква националност е Джон Стамос
Не разчитайте на проверка на правописа. Прочетете и препрочетете имейла си няколко пъти, за предпочитане на глас, преди да го изпратите.
„Един ръководител възнамеряваше да напише„ Извинете за неудобството “, казва Пахтер. „Но той разчиташе на своята проверка на правописа и накрая написа„ Извинете за инконтиненцията “.
12. Проверете отново дали сте избрали правилния получател
Пахтер казва да обърнете особено внимание, когато въвеждате име от адресната си книга на реда на имейла „До“. „Лесно е да изберете грешно име, което може да бъде неудобно за вас и за човека, който е получил имейла по погрешка.“
13. Поддържайте класическите си шрифтове
Purple Comic Sans има време и място (може би?), Но за бизнес кореспонденция, запазете класическите си шрифтове, цветове и размери.
Основното правило: Вашите имейли трябва да бъдат лесни за четене от други хора.
„Като цяло е най-добре да използвате 10 или 12 точки и лесен за четене шрифт като Arial, Calibri или Times New Roman“, съветва Пахтер. Що се отнася до цвета, черното е най-безопасният избор.
14. Не съкращавайте името на получателите, освен ако те не са ви помолили
' Казвам се Барбара. Не обичам да получавам имейли, адресирани като „Здравей, Барб“, казва тя пред Business Insider. „Същото важи и за използването на псевдоними. Не ме наричайте Барби!
Освен ако човекът не ви е казал, че предпочита псевдоним, не си вземайте да го използвате. Може би просто се опитвате да бъдете приятелски настроени или неформални, но това е неподходящо и може да влезе под кожата на получателя.
15. Уверете се, че пишете правилно името на получателите
„Ако обидите някого в поздрава, този човек може да не чете повече“, казва тя.
Бъдете уважителни и изписвайте правилно името на получателя. „Много хора са обидени, ако името им е изписано погрешно. Проверете за правилното изписване в подписа на лицето. Можете също да проверите имейл адреса им. Често имената и / или фамилиите на хората са в техните адреси. '
Ако изпращате имейли на потенциален клиент, те могат да приемат, че обръщате малко внимание на детайлите или сте твърде заети или разсеяни, за да получите името си правилно, а това не е съобщението, което искате да изпратите.
16. Следете тона си
Точно както шегите се губят в превода, тонът е лесен за погрешно тълкуване без контекста, който бихте получили от вокални реплики и мимики. Съответно е лесно да се откъснете по-рязко, отколкото бихте възнамерявали. Искахте да кажете „прям“; те четат „ядосан и откровен“.
За да избегнете недоразумения, Pachter препоръчва да прочетете съобщението си на глас, преди да натиснете send. „Ако ви звучи грубо, ще звучи грубо на читателя“, казва тя.
За най-добри резултати избягвайте да използвате недвусмислено отрицателни думи („неуспех“, „грешен“ или „пренебрегван“) и винаги казвайте „моля“ и „благодаря“.
17. Нищо не е поверително - затова пишете съответно
Винаги помнете онова, което бившият бивш директор на ЦРУ Дейвид Петреус очевидно е забравил, предупреждава Пахтер: Всеки електронното съобщение оставя следа.
„Основна насока е да приемем, че другите ще видят това, което пишете - казва тя, - така че не пишете нищо, което не бихте искали всички да видят“. По-либерално тълкуване: Не пишете нищо, което би било разрушително за вас или вредно за другите. В крайна сметка имейлите са опасно лесни за препращане и е по-добре да сте в безопасност, отколкото да съжалявате.
Това история за първи път се появи на Business Insider .
