Докато облачните изчисления не е точно нова концепция, Google Apps със сигурност е усъвършенствал технологията, така че бизнесите навсякъде да могат да се възползват от нейната скорост, достъпност и съхранение. Пакетът Google Apps, който включва такива популярни търговски марки като Gmail, Google Calendar и Google Docs, може да направи работния процес сред вашите служители по-плавен и дори да осигури по-добри методи за взаимодействие с клиенти и клиенти. Следващото ръководство ще подчертае причините и начините да внедрите Google Apps, за да подобрите операциите на вашата компания.
Как да използваме Google Apps за подобряване на вашия бизнес: Защо да използваме Google Apps?
Едно от непосредствените предимства, които Google Apps за бизнеса има пред традиционния софтуер за настолни компютри, като Microsoft Office, е икономическата ефективност. Само на 50 долара на година пакетът Google Apps включва неограничен брой потребителски акаунти, достъп до всички приложения на Google, 25 GB съхранение на имейл на служител, 24/7 поддръжка на клиенти и 99,9 процента гаранция за непрекъсната работа на мрежата. (Има и безплатна версия с ограничено количество мрежова сигурност и потребителски акаунти, както и по-малко приложения и хранилище.) В сравнение с повечето бизнес и ИТ софтуер, които често се предлагат с ограничен брой лицензи за покупка (да не говорим за задължителни външни сървъри, за да хоствате системата), Google Apps може да е просто ключът към изцеждането на няколко допълнителни стотинки от бюджета ви.
„Ако купувахме копия на Microsoft Office за всички в компанията, вече спестяваме десетки хиляди долари“, казва Брайън Уирик, вицепрезидент по операциите в Raidious, компания за разработка на съдържание, базирана в Индианаполис. Заедно със спестяването на разходи, Уирик казва, че Raidious е приел пакета Google Apps поради достъпността, която предоставя на техните дизайнери и производители в различни части на страната.
„Помощната програма е добра за всяка стартираща компания“, казва Уирик, „и да можете да говорите с нов наем по телефона и да ги настроите с уеб програма, без ИТ човек да предоставя достъп до тях, е страхотно нещо.
Друго предимство на Google Apps е способността на всяко приложение да се интегрира едно с друго - функция, за която Кен Хейс, собственик на езеро Толука, калифорнийска компания за интернет реклама, казва, че е благодарен. „Хубавото на Google Apps е фактът, че мога да създам един основен акаунт за бизнеса си - а електронната ми поща, календарът и уебсайтът ми са свързани“, казва той. „Разбира се, има по-добра електронна поща там, но никой не е разбрал как да свърже всичко това като Google.“
Dig Deeper: Google Apps в играта
Как да използваме Google Apps за подобряване на вашия бизнес: Рационализиране на вътрешната комуникация с Gmail
Когато Gmail за пръв път пристигна на сцената, личният имейл клиент беше похвален за привидно бездънен капацитет за съхранение и светкавично бързи възможности за търсене в пощенската кутия. Но с интеграцията на Google Apps, много от функциите на Gmail работят също толкова ефективно за бизнеса. Отново една от най-полезните характеристики на Gmail е облачният фактор - тъй като няма тромав софтуер, за който да се притеснявате, Gmail е достъпен за вашите служители отвсякъде, без да се налага да изтегляте контакти или съобщения в устройства.
„Едно от страхотните неща в Gmail е, че той е базиран на браузър“, казва Уирик. „Свързваме се чрез нашите телефони и IMAP клиенти. Това е тази способност да не се налага да казвате „Ето вашата инсталация на Outlook“.
Разговорите с резба на Gmail също помагат за опростяване на съобщенията сред колегите. Например, ако няколко имейла са CC CC в имейл или ако множество имейли имат една и съща тема, всички тези съобщения се групират заедно с всеки нов изпратен имейл, като седят перфектно в горната част на вашия пощенска кутия и премахване на неприятностите при проверка на предишни съобщения.
Също така, всяка офис среда трябва да има метод за изпращане на бързи, актуални съобщения, а отговорът на Gmail е Google Chat, който е вграден директно в интерфейса на входящата поща. „Наистина намалихме нуждата от нашата вътрешна телефонна система“, казва Уайрик относно „Raidious“ използването на пратеника. Функцията за чат също има компонент за видеоконференции, който може да бъде полезен, когато колеги и служители трябва да водят кореспонденция от отдалечени места.
Въпреки че Gmail е чудесен имейл клиент, Wyrick препоръчва да зададете множество администратори на акаунти за вашия споделен бизнес акаунт. „След като се регистрирате, никога не искате да имате всичките си яйца в една кошница“, казва той. „Някой ден ще трябва да направите нещо, когато администраторът не е на разположение.“
Копайте по-дълбоко: Никога не плащайте отново за хостинг на имейли
Как да използваме Google Apps за подобряване на вашия бизнес: Синхронизиране на срещи и събития чрез Google Календар
В зависимост от вашия тип бизнес, насрочването на срещи може да бъде истинско главоболие. Няколко служители (или само един) обикновено отговарят за проследяването и препредаването на дати и часове, метод, който е благоприятен за липси и пропуснати срещи. С Google Calendar много служители могат да публикуват събития в един календар, до който цялата компания може да има достъп и да редактира съответно. Освен това тези календари могат да бъдат кодирани с цвят, така че зрителят да бъде информиран за промените в срещите. Администраторите могат също да задават разрешения за календари, така че само определени служители да могат да виждат или редактират елементи.
Грег Крос, основател на Cross Creative, базираната в Индиана компания за дигитален маркетинг, казва, че наскоро е насърчил един от основните си клиенти да приеме Google Calendar, за да помогне за сортирането и защитата на срещите. „[Той] е собственик на консултативен център и той дойде при мен и каза:„ Имаме четирима съветници и търсим начин клиентите ни да могат да планират срещи онлайн и да ги пазят частни “, казва Крос. „Можете да го настроите така, че да не показва, че провеждате консултации с„ Джон Доу “относно депресията.“
Друга полезна функция на Google Calendar е възможността за създаване на събития чрез Gmail. Когато добавите имейл адреса на служител към събитие в календара, на служителя се изпраща покана, за да потвърди присъствието си. След потвърждаване всеки служител може да преглежда и добавя бележки към събитието.
Dig Deeper: Техническа беседа: Рекламната агенция мигрира към уеб приложение
Как да използваме Google Apps за подобряване на вашия бизнес: Подобряване на сътрудничеството и управлението на проекти с Google Docs
Google Docs е приложение, което позволява на множество потребители да създават и редактират документи, презентации и електронни таблици - всичко в мрежата. Обикновено колегите споделят документи, като си изпращат прикачени файлове по електронната поща, което често води до неправилни версии на файлове и разпръснати, заблудени копия. С Google Docs файлът се редактира в облака, където редакциите се запазват и възстановяват автоматично.
Подобно на повечето други приложения на Google, администраторите могат да задават разрешения в Google Документи, така че само определени работници да имат право да преглеждат и споделят файлове. Друга удобна функция е възможността за експортиране на документите в различни типове файлови разширения, което може да бъде полезно в онези моменти, когато клиент или клиент се нуждае от PDF файл възможно най-скоро.
„Използвам Google Docs вътрешно“, казва Крос. „Имам графичен дизайнер, който работи само на непълно работно време, така че публикувам оценки и предложения за клиенти там.“ Използването на Google Docs за редактиране на други често срещани файлове като маршрути, бюлетини и статии може да помогне за разрешаването на често срещани проблеми, които възникват сред служителите при сътрудничество по проекти.
Колкото и полезен да е Google Docs за много собственици на бизнес, Wyrick of Raidious казва, че едно нещо, което трябва да имате предвид, е фактът, че хората от вашия персонал ще имат различна степен на компютърни умения. Така че, ако и когато въведете Google Docs за създаване и редактиране на най-важните ви файлове, казва Уирик, може би е полезно да посочите шампион по проект, който разбира приложението.
„Може да има някои потребители, които ще бъдат по-малко развълнувани от промените“, казва Уирик. Той също така съветва новодошлите да посещават ръководството за помощ на сайта на Google Apps.
Изкопайте по-дълбоко: 10 съвета за зареждане на вашата технология
Как да използваме Google Apps за подобряване на вашия бизнес: Споделяне на фирмени знания с Google Sites
Google Sites е основен инструмент за изграждане на сайтове, който компаниите могат да използват, за да създадат частен интранет център на информация за служителите или дори публично достояние, който служи като лице на вашия бизнес. Google Sites ви позволява да импортирате информация от други приложения, като например календара си за срещи или стандартни клиентски формуляри, и да я публикувате на вашия сайт, за да имат лесен достъп служителите или клиентите.
„Google Sites е като уики система“, казва Хейс, който използва приложението, така че той и неговият бизнес партньор в Дания да могат да проследяват фирмени проекти, идеи и изпълнители. „Имам секции, създадени за идеите на конкурентите, които искаме да подобрим, и дори за проблемите, които искаме да решим в рамките на нашия бизнес.“
Можете да посочите само определени служители, които да имат административни възможности, т.е.редактиране и публикуване на информация за сайта, или да предоставите достъп до целия си екип (особено ако работите с плътно обвързан персонал).
Dig Deeper: Топ 10 безплатни приложения и услуги за бизнес
Как да използваме Google Apps за управление на вашия бизнес: Намиране на допълнителни ресурси на пазара на Google Apps
Ако приложенията, направени изключително от Google, не отговарят на всички ваши нужди, не забравяйте да разгледате Google Apps Marketplace, където можете да намерите много приложения на трети страни - някои безплатно -, които изпълняват различни функции и интегрирайте с другите стандартни приложения. Intuit Online Payroll, например, ви позволява да плащате на служителите директно от Google Календар и да им предоставяте онлайн достъп до paystubs. Zoho CRM е инструмент за управление на взаимоотношенията с клиенти, който помага за подобряване на взаимодействието с клиентите по редица начини, като проследяване и сортиране на имейл разговори.
За да разшири възможностите на Google Calendar, Greg Cross of Cross Creative използва приложението Tungle.me, което позволява на членовете да публикуват публични графици, да приемат заявки за срещи и да намаляват двойните резервации. „Това наистина помага да се интегрира работният ми процес“, казва Крос. „Когато лицето потвърди срещата, тя влиза в календара ми [Google] и аз съм предупреден по телефона си. Така че между сътрудничеството на тези две функции, това работи чудесно за мен. '
Според Крос, Google Apps за бизнеса бързо се превръща в необходимост и по-малко изискан продукт за изпробване. Оперативната съвместимост на приложенията, заедно с достъпността на облака, казва той, предоставят на много хора възможността да използват ефективно офис технологиите за първи път. „Ще бъде интересно да видим как други софтуерни компании оцеляват напред, защото уеб-базираните приложения са нещо повече от мода“, казва Крос. „Това не е„ вълната на бъдещето “- това е точно сега“.
Dig Deeper: 5 страхотни софтуерни пакета за Bootstrappers
