УСТНА КОМУНИКАЦИЯ

Устната комуникация описва всеки тип взаимодействие, което използва изговорените думи, и е жизненоважна, неразделна част от света на бизнеса, особено в епоха, наречена информационна ера. „Способността да общувате ефективно чрез говорене, както и в писмена форма е високо ценена и търсена в бизнеса“, пишат в книгата си Херта А. Мърфи, Хърбърт У. Хилдебранд и Джейн Томас. Ефективни бизнес комуникации . „Познаването на съдържанието на функционалните области на бизнеса е важно, но да се даде живот на тези идеи - на срещи или в самостоятелни презентации - изисква ефективно устно представяне“. Видовете устна комуникация, които обикновено се използват в организацията, включват срещи на персонала, лични дискусии, презентации, телефонна беседа и неформален разговор. Устната комуникация с тези извън организацията може да бъде под формата на лични срещи, телефонни разговори, речи, телеконференции или видеоконференции.

Уменията за управление на разговорите са от съществено значение за собствениците и мениджърите на малкия бизнес, които често поемат голяма част от тежестта в такива области като презентации на клиент / клиент, интервюта със служители и провеждане на срещи. За да бъде ефективна устната комуникация, тя трябва да бъде ясна, уместна, тактична във фразеологични и тонови условия, кратка и информативна. Презентациите или разговорите, които носят тези белези, могат да бъдат безценен инструмент за осигуряване на здравето и растежа на бизнеса. Неясната, неточна или незначителна бизнес комуникация, от друга страна, може да загуби ценно време, да отчужди служители или клиенти и да унищожи добрата воля към управлението или цялостния бизнес.

УСТНИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Публичната презентация е общопризната като най-важната от различните жанрове на устната бизнес комуникация. Както е вярно за всички видове комуникация, първата стъпка в подготовката на публична реч или забележки е да се определи основната цел / цел на комуникацията. Както отбелязват Хилдебранд, Мърфи и Томас, бизнес презентациите обикновено имат една от трите основни цели: да убеждават, да информират или да инструктират или да забавляват. От целта ще излязат основните идеи, които ще бъдат включени в презентацията. Тези идеи трябва да бъдат добре проучени и адаптирани към нуждите на аудиторията.

След това идеите трябва да бъдат организирани, за да включват въведение, основна част или текст и резюме или заключение. Или, както гласи старата поговорка за изнасяне на речи: „Кажете им какво ще им кажете, кажете им и им кажете това, което сте им казали“. Въведението трябва да привлече интереса на слушателя и да установи темата на останалата част от презентацията. Основната част трябва да се концентрира върху акценти. Заключението трябва да повтори ключовите моменти и да обобщи общото послание, което се предава.

на колко години е Брук Хоган

Нагледните помагала могат да бъдат полезен компонент на някои презентации. Независимо дали се проектират от компютър, показват се на дъски, дъски за изтриване или флипчарти, визуалните помощни средства трябва да бъдат значими, креативни и интересни, за да помогнат на оратора да предаде съобщение. Ключът към успешното използване на визуални помагала е, че те трябва да поддържат темата на презентацията, да подпомагат нейното предаване, но да го правят, без да омаловажават, като са небрежни, сложни или дори твърде забавни.

След като презентацията е организирана и визуалните помагала са избрани, ораторът трябва да репетира презентацията на глас и да я преработи, за да се съобрази с ограниченията във времето, и да осигури задълбочено отразяване на основните точки. Може да ви помогне да тренирате пред огледало или пред приятел, за да спечелите увереност. Една добра устна презентация ще включва преходни фрази, за да помогне на слушателите да се придвижат през материала, и няма да бъде прекалено дълга или техническа. Също така е важно ораторът да предвиди въпросите, които аудиторията може да има, или да включи тази информация в презентацията, или да бъде готов да отговори на тях в сесия с въпроси и отговори в края на презентацията. Професионалното и грациозно представяне е друг ключ към ефективната комуникация, независимо дали обстановката е конференция, банкет, празничен обяд или управленско отстъпление. „Признайте, че когато говорите на бизнес събитие, вие представлявате вашата компания и офиса си в тази компания“, заяви Стив Кей в IIE решения . „Използвайте събитието като възможност за насърчаване на добра воля. Избягвайте оплаквания, критики или противоречия. Те ще отчудят публиката и ще унищожат доверието ви бързо. Вместо това говорете за това, което публиката иска да чуе. Хвалете своя домакин, почетете случая и направете комплименти на присъстващите. Излъчвайте успех и оптимизъм. '

Устните презентации могат да бъдат изнесени едновременно (от контур или бележки); чрез четене от ръкопис; или от паметта. Екстремният подход често се рекламира като метод, който позволява на говорещия да осъществи зрителен контакт и да развие връзка с публиката, като същевременно предава подходяща информация. Четенето от ръкопис се използва по-често за по-дълги и / или подробни комуникации, които покриват много земя. Междувременно запомнянето обикновено се използва само за кратки и / или неформални дискусии.

Провеждането на ефективни устни презентации изисква от оратора да вземе предвид неговата или нейната вокална височина, скорост и сила на звука. Важно е да се включат промени в гласовата височина, за да се добави акцент и да се избегне монотонността. Също така е полезно да променяте скоростта на говорене и да включвате паузи, за да позволите на слушателя да разсъждава върху конкретни елементи от общото съобщение. Намирането на подходящия обем също е от решаващо значение за успеха на презентацията. И накрая, ораторите трябва да внимават да не добавят странични думи или звуци - като „хм“, „знаете“ или „добре“ - между думи или изречения в презентация.

Невербалните елементи като поза, жестове и мимики също са важни фактори за развиване на добри умения за устна комуникация. „Външният ви вид отразява вашето вътрешно настроение“, потвърдиха Хилдебранд, Мърфи и Томас. „Така добрата стойка предполага уравновесеност и увереност; не стойте нито при сковано внимание, нито с небрежна небрежност, надвиснала над подиума, но изправена с тежестта си приблизително равномерно разпределена на всеки крак. Някои движения могат да бъдат полезни за задържане на вниманието на слушателите или за увеличаване на акцента, но трябва да се избягват постоянни измествания или крачки. По същия начин жестовете на ръцете и ръцете могат да се използват за насочване, описване или подчертаване, но те трябва да бъдат разнообразни, внимателно разпределени във времето и адаптирани към аудиторията. И накрая, добрите оратори трябва да осъществяват чести зрителни контакти с публиката, да позволяват на изражението на лицето им да проявява интерес към идеите, които представят, и да се обличат по подходящ за случая начин.

Собствениците на малкия бизнес отразяват общото население, тъй като ентусиазмът им за публично говорене варира значително за всеки отделен човек. Някои предприемачи се радват на прожекторите и процъфтяват в условия, които изискват публични презентации (официални или неформални). Други са по-малко умели в публичното говорене и избягват да бъдат поставяни в такива ситуации. Но бизнес консултантите призовават предприемачите да третират публичните презентации и уменията за устна комуникация като потенциално безценен инструмент за растеж на бизнеса. „Може да помислите да наемете треньор по презентации или да посетите семинар по бизнес презентации“, посъветва Кей. „Тези услуги могат да ви покажат как да увеличите максимално въздействието си, докато говорите. Всъщност ученето на такива умения служи като дългосрочна инвестиция във вашето бъдеще като ефективен лидер. “