Независимо дали сте натоварени да се справите с хигиенния проблем на служителя, или ви губят думи за това как да утешите някого, който се сблъсква с лична трагедия, може да се изкушите да избягвате да кажете нещо. В крайна сметка неудобните разговори са наистина неудобни.
Но избягването на слона в стаята само ще допринесе за дискомфорта и напрежението. Понякога трябва да се сблъскате директно с тези проблеми, дори когато това е неудобно. Ето осем съвета как да направите неудобния разговор по-малко неудобен:
1. Избягвайте тишината.
Изследвания показва, че са необходими само четири секунди неловко мълчание, за да се повиши тревожността ви по време на разговор. Колкото по-тревожно се чувствате, толкова по-малко артикулирани ще бъдете.
Винаги, когато е възможно, планирайте това, което искате да кажете предварително. Знаейки какво трябва да общувате, може да ви помогне да предадете съобщението си по начин, който ще предотврати възможно най-неприятното мълчание.
2. Говорете в лична обстановка.
Не провеждайте импровизиран разговор в коридора, когато случайно подминете човека. Вместо това се срещнете в частна стая, където никой друг не може да чуе. И ако някой друг повдигне неудобна тема първо в публична обстановка, препоръчайте да проведете разговора на друго място.
3. Седнете.
Седенето може да добави комфорт към иначе трудната ситуация. Уверете се, че вие и другият човек сте на едно ниво. Ако останете изправени, докато говорите с човек, който седи, ще говорите физически с него - което не е тонът, който искате да зададете. Ако в стаята има само един стол, останете да стоите с другия човек.
4. Предложете предупреждение.
Омекотете грубите думи или преките въпроси с просто предупреждение. Вместо да кажете: „Били, другите служители казват, че миришеш зле“, смекчи удара с една предпазлива дума, като кажеш: „Това, което ще ви кажа, може да е малко трудно да чуете“. Това дава на другия човек минута да се подготви емоционално за това, което ще кажете.
5. Признайте дискомфорта си.
Отричането на дискомфорта ви може да ви накара да попаднете на нечестиви. Ако се тревожите, премествате теглото си и предотвратявате зрителния контакт, признайте безпокойството си. Предложете бързо изречение, което обяснява това, което другият човек вече усеща, като например: „Малко ми е неудобно да повдигам това“.
6. Бъдете вежливи, но директни.
Въпреки че е важно да бъдете учтиви, не омекотявайте думите си толкова много, че съобщението ви да се загуби. Ако уволнявате някого заради неговата некомпетентност, не намеквайте, че е пуснат, защото няма достатъчно работа. Непряката комуникация само ще допринесе за объркването на другия за това, което всъщност се случва. Придържайте се към фактите и поддържайте разговора кратък.
7. Бъдете активен слушател.
колко висок е Камерън Матисън
Дайте шанс на другия човек да обработи казаното от вас. Бъдете активен слушател, като отразявате обратно чутото и като предлагате разяснения по въпроси, които може да са били неразбрани.
Бъдете подготвени другият човек да изпитва силни емоции, вариращи от смущение и тъга, до страх и гняв. Освен ако човекът стане неподходящ, бъдете готови да помогнете на другия човек да обработи тези емоции за малко.
8. Начертайте разговора ясно.
Неудобните разговори често завършват също толкова неудобно. Несигурността относно това дали разговорът всъщност е приключил или объркването относно това, което ще се случи по-нататък, само добавя неумелостта.
Ако ще проследите нещо, заявете това. Ако очаквате другият да предприеме по-нататъшни действия, изразете очакванията си. След това завършете разговора, като кажете нещо като: „Това е всичко, за което исках да говоря днес. Помислете за това и се свържете с мен с въпроси.
