За някои предприемачи срещите са еквивалентни на упражненията, те не са забавни, но знаете, че са необходими. Понякога срещите са бързи и точни, а друг път отнемат голяма част от деня ви. Но, независимо колко дълго продължава срещата, най-важното е какво извличате от нея.
Имате срокове за изпълнение, много задачи, които трябва да изпълните и цял екип, който да управлявате. Времето е пари и ако не се работи правилно, срещите могат да изядат много ценни часове. За да ви помогнем да извлечете максимума от срещите на екипа, вие и вашите служители можете да следвате това ръководство от пет стъпки. Бързо ще забележите, че вашият екип ще води по-продуктивни срещи, по-често.
на колко години е роб марчиано
1. Разработете и разпространете програма.
Предварителното изготвяне на дневен ред на срещата ви позволява да създадете солиден план за игра. Можете да изброите всички важни елементи, които искате да обсъдите, и целите, които искате да постигнете в края на срещата. Направете го кратко и дори вмъкнете празни места за неща, които искате да знаете.
На гърба на дневния ред можете да направите списък с номерирани празни места за точки за действие. Това позволява на участниците в събранието да запишат всичко, от което се нуждаят, за да действат в резултат на срещата, и запазва всичко на едно място.
След като дневният ред е финализиран, изпратете го на вашия екип. Те ще могат да видят какво точно искате да обсъдите, какви въпроси може да имате и какви идеи или притеснения биха могли да повдигнат. Програмата помага на всеки да се чувства организиран относно това какво да очаква и какво ще се очаква от тях по време на срещата.
2. Планирайте около дневния ред.
Дневният ред е просто списък с дискусионни точки. От съществено значение е всеки да прегледа дневния ред преди срещата, за да подготви списък с въпроси, отговори или съвети до всяка точка. Това ще държи всички на тема, обсъждайки всичко, което трябва да бъде обсъдено, преди да преминете към следващата точка от дневния ред.
В края на всяка тема попитайте всички: „Някой има ли въпроси, преди да продължим?“ Това е шансът да повдигнете други въпроси, докато информацията е все още свежа в съзнанието на всички.
3. Отидете „тъмно“ преди всяка среща.
Насърчете екипа си да вземе дневния си ред със себе си и да стане „тъмен“ или да се отдалечи от разсейването, за да се съсредоточи върху представянето на актуализации и нови идеи на масата. Например, когато решите да проведете среща за мозъчна атака, помолете всички да отделят 10-15 минути мозъчна атака малко преди срещата, за да подготвят списък с идеи за обсъждане. Те дори могат да добавят своите идеи и бележки към своето копие на дневния ред като кратко справочно ръководство.
Това ще позволи на вас и вашия екип да влезете направо в срещата и да заобиколите масата, за да обсъдите идеи, докато са на върха на ума. Вместо да чакате дълги периоди от време, за да се изкаже следващият човек, всички ще бъдат подготвени да говорят чрез идеи и ще имате много по-голям шанс да решите най-добрия начин на действие същия ден. Енергията в стаята ще бъде заразна и ще се радвате да видите колко по-продуктивни могат да бъдат тези срещи.
4. Елиминирайте разсейването отвън.
Срещите са създадени, за да отделят определено време за обсъждане на важни въпроси. Уважавайте това време, като не носите външни разсейващи фактори, като вашия телефон или лаптоп. В противен случай колегите могат да помислят за грубо или неуважително да ви видят, че пишете или постоянно проверявате телефона си.
Тъй като обаче някои хора може да се нуждаят от електронно устройство, за да правят бележки или да пазят часовника по имейл, не забравяйте да го оставите на безшумна настройка, за да не прозвучат силни известия. Освен това, ако носите електронни устройства, кажете на всички в началото на срещата, че ще ги използвате, за да си водите бележки. Ако не носите устройства или не предупреждавате хората преди време за това, защо носите устройство, ще попречите на колегите да се чудят дали обръщате внимание.
5. Завършете срещите, като повтаряте ключови заведения.
Като ръководител на срещата, не забравяйте да използвате последните пет минути на всяка среща, за да обобщите бързо ключовите заглавия. Това помага да се направят най-важните битове информация кристално ясни. Повтарянето на това, което се очаква да направи или представи всеки от следващата среща, е чудесен начин да завършите срещата и да задържите всички на задача.
Извличането на стойност от срещите трябва да бъде основният приоритет, не провеждайте срещи за неща, които можете бързо да обсъдите по телефона или по имейл. Уверете се, че вашите срещи са настроени за важни дискусионни теми и висока производителност. Нека вашият екип ви помогне да използвате това време разумно, за да работите заедно и да преминете през проектите безпроблемно.
