Имейлите са валутата на бизнес комуникацията в днешния свят. И въпреки че има екрани и кабели между податели и получатели, поддържането на подходяща учтивост и етикет все още е важно. Разбойничеството и въвеждането на неподходящи фрази е също толкова лошо, колкото и словесното изсичане на глупости пред клиенти или мениджъри. Подобряването на комуникативните ви умения по този начин е от съществено значение, ако искате да успеете в бизнеса.
Всеки ден се изпращат над 100 милиарда имейла, а средното време, прекарано в четене на всеки един, е 15-20 секунди. Бъдете кратки, особено след като 65 процента от цялата електронна поща се отваря първо на по-малък мобилен екран. Един от начините да гарантирате, че съобщението ви е получено - и че репутацията ви не е нарушена в процеса - е да премахнете тези 10 безсмислени фрази от имейлите си незабавно.
1. „Моля, имайте предвид ...“
Тази фраза често се използва, защото звучи професионално, но винаги е ненужна. Вместо това бъдете директни и кратки. Ако отделяте време да напишете имейл, получателят вече знае, че имате намерение да го информирате за нещо. Да им кажете, че ще го направите, е подсъзнателно да обиждате интелигентността им.
2. „Моля, не се колебайте да се свържете с мен ...“
Когато използвате тази фраза, отново заявявате очевидното. Хората ще се свържат с вас, ако се интересуват от това, което сте изпратили, или ако имат въпрос относно вашето съобщение. Тъй като те могат да упражняват своята цифрова свобода на словото сами, не е нужно да ги каните или да им предоставите достъп за отговор.
3. 'Просто ...'
Наскоро Елън Лийнс, основател на Karmahacks, разроши няколко пера, когато извика прекалената употреба на жените от думата „просто“ в професионалните комуникации. В публикация в LinkedIn, Leanse се аргументира срещу думата - която според нея жените използват три до четири пъти по-често от мъжете - казва:
Започнах да забелязвам, че „просто“ не е да бъдеш учтив: това беше фино послание за подчинение, за уважение. Понякога беше самоунищожаващо се. Понякога дори двулични. Когато започнах наистина да слушам, разбрах, че ударът му от фраза почти винаги изяснява и засилва посланието.
Независимо дали сте съгласни с нейните заключения или не (и няколко други изявени гласа не са съгласни), нейното обсъждане на „просто“ като „дете“, според модела на транзакционния анализ, публикуван от Ерик Бърн, заслужава известно проучване. Междувременно се отклонете от тази фраза и вместо това изберете по-категоричен език.
4. „Мисля ...“
Подателите често включват „Мисля ...“, за да минимизират потенциалния удар от бъдещо отхвърляне, но използвайки тази фраза, казвате на получателя, че не сте сигурни в себе си. Винаги, когато общувате - в имейли или в реалния живот - трябва да изглеждате уверени в съобщението си. Ако не го направите, рискувате получателят да пренебрегне вашето мнение и да продължи напред с друга идея. Представянето на доверие на работното място е ключът към успеха.
5. „Приложено, моля, намерете ...“ или „Приложено, моля, намерете ...“
Може да изглежда незначително, но всъщност нищо не може да бъде затворено в имейл. Файловете могат да бъдат прикачени, но всъщност нищо не може да бъде поставено в имейл. Използвайки някоя от тези фрази, писателят избягва използването на местоимението „I“, но прави изречението да звучи архаично. Просто информирайте читателя „Прикачих ...“
6. 'Надявам се, че сте добре ...'
Тази фраза обикновено се пише два пъти. В един случай се появява точно преди да ударите получателя с нещо, което е нежелано. Другото е, когато искате да се престорите на близки отношения или истински интерес към някого, когато такъв няма. Ако искрено се интересувате от благополучието на някого, говорете за това директно, вместо да използвате тази пълнителна фраза.
7. „Мислех, че ще протегна ръка ...“
Не знам за вас, но тази фраза ме кара да си представя едно малко дете, което хваща нещо недостъпно от задръжките на столчето за кола. Освен това изглежда много плах и изобразява несигурност. Вместо това просто напишете съобщението или въпроса си и бъдете директни. Вместо да казвате „Мислех, че ще протегна ръка“, кажете „Бих искал да ви почерпя с обяд, за да обсъдя моята бизнес идея“. Побоят около храста не прави услуга на никого. Вместо това направете ясно намерението си, за да го види получателят.
8. „Мога ли да избера мозъка ти?“
Това основно казва на когото изпращате съобщение, че искате да му отнемете времето, без да предлагате нещо ценно в замяна. Вместо това направете точка, за да споделите интересна или полезна информация с получателя, като уведомите този човек, че желаете двупосочна улица за сътрудничество между вас двамата в бъдеще.
на колко години е джак баракат
Когато подреждах говорни ангажименти, установих, че този тъп подход е работил най-добре - в резултат на 52 процента успеваемост при получаване на последващо съобщение, в сравнение с 20-27 процента реакция при другите методи, които опитах.
9. „За кого може да се отнася ...“
Има няколко сценария, при които тази фраза е подходяща, но те са малко и са много далеч. Ако знаете кого касае вашето съобщение, обърнете се директно към този човек, вместо да се криете зад това въведение. Използването на горната фраза вместо именуване на индивида ви кара да изглеждате несигурни и ненужно официални. Натиснете бутона за изтриване, преди да изпратите имейл, който включва тези думи.
10. „С уважение ...“
В миналото тази фраза беше популярно съкращаване на по-засегнатите затваряния, но в днешната комуникация по имейл звучи много официално и неискрено. Като цяло можете да затворите имейл с просто „Благодаря“ или само с вашето име. „Наздраве“ е друга забавна опция, която предава добри пожелания, без да се намира като задушна или закъсала. В наши дни всички разбираме кога дадено съобщение е приключило. Няма нужда да се влагате в големи усилия с официално приключване.
Пристъпете до чинията и напишете по-добър имейл. Вашите колеги ще оценят краткостта на вашите съобщения и ще получите по-добър отговор, когато заявките ви са по-ясни. Няма нужда от пух и пълнител в имейла. Просто кажете какво имате предвид. Резултатите ще говорят сами за себе си.
Кои фрази ви дразнят най-много в имейла? Споделете най-големите си писма за домашни любимци в коментарите по-долу.
