Средният служител в САЩ харчи около четвърт от работната седмица, разчесване през стотици имейли всички ние изпращаме и получаваме всеки ден.
Но въпреки факта, че сме залепени за нашите бутони за отговор, треньорът в кариерата Барбара Пахтер казва, че има много професионалисти все още не знам как да използвам по подходящ начин имейл.
Всъщност, поради огромния обем съобщения, които четем и пишем всеки ден, може да сме по-склонни да правим смущаващи грешки - и тези грешки могат да имат сериозни професионални последици.
Пахтер очертава основите на съвременния имейл етикет в своята книга Основите на бизнес етикета . Измъкнахме най-съществените правила, които трябва да знаете.
Вивиан Джианг и Рейчъл Захар допринесоха за по-ранни версии на тази статия.
1. Включете ясна, директна тема.
Примерите за добра тема включват „Датата на срещата е променена“, „Бърз въпрос за вашата презентация“ или „Предложения за предложението“.
„Хората често решават дали да отворят имейл въз основа на темата“, казва Пахтер. „Изберете такъв, който да даде на читателите да разберат, че решавате техните опасения или бизнес проблеми.“
2. Използвайте професионален имейл адрес.
Ако работите за компания, трябва да използвате имейл адреса на компанията си. Но ако използвате личен имейл акаунт - независимо дали сте самостоятелно заети или просто го използвате от време на време за кореспонденции, свързани с работата - трябва да бъдете внимателни при избора на този адрес, казва Пахтер.
Винаги трябва да имате имейл адрес, който предава вашето име, така че получателят да знае точно кой изпраща имейла. Никога не използвайте имейл адреси (може би остатъци от вашите начални дни), които не са подходящи за използване на работното място, като например „babygirl @ ...“ или „beerlover @ ...“ - без значение колко обичате студена варя.
3. Помислете два пъти, преди да натиснете „Отговор на всички“.
Никой не иска да чете имейли от 20 души, които нямат нищо общо с тях. Игнорирането на имейлите може да бъде трудно, тъй като много хора получават известия за нови съобщения на смартфоните си или разсейващи изскачащи съобщения на екраните на компютрите си. Въздържайте се да натискате „Отговор на всички“, освен ако наистина не мислите, че всички от списъка трябва да получат имейла, казва Пахтер.
4. Включете блок за подпис.
Осигурете четецът ви с малко информация за вас, предлага Пахтер. „Като цяло тук ще бъдат посочени пълното ви име, заглавие, името на компанията и вашата информация за контакт, включително телефонен номер. Можете също така да добавите малко реклама към себе си, но не прекалявайте с каквито и да било поговорки или произведения на изкуството.
Използвайте същия шрифт, размер и цвят като останалата част от имейла, казва тя.
5. Използвайте професионални поздрави.
Не използвайте спокойни разговорни изрази като „Хей, момчета“, „Йо“ или „Здравейте хора“.
„Спокойният характер на нашите писания не трябва да влияе на поздрава в имейл“, казва тя. „Хей е много неформален поздрав и като цяло не бива да се използва на работното място. И Йо също не е добре. Използвайте Hi или Hello вместо.'
Тя също така съветва да не се съкращава името на никого. Кажете „Здравей, Майкъл“, освен ако не си сигурен, че предпочита да го наричат „Майк“.
6. Използвайте умело удивителите.
Ако решите да използвате удивителен знак, използвайте само един, за да предадете вълнение, казва Пахтер.
„Хората понякога се увличат и поставят редица удивителни знаци в края на изреченията си. Резултатът може да изглежда твърде емоционален или незрял “, пише тя. „Възклицателните знаци трябва да се използват пестеливо в писмен вид.“
7. Бъдете предпазливи с хумор.
Хуморът лесно може да се загуби в превода без правилния тон или изражение на лицето. При професионален обмен е по-добре да оставите хумора извън имейлите, освен ако не познавате добре получателя. Също така, нещо, което смятате за смешно, може да не е смешно за някой друг.
Пахтер казва: „Нещо, което се възприема като смешно, когато се говори, може да се случи съвсем различно, когато се пише. Когато се съмнявате, оставете го настрана.
8. Знайте, че хората от различни култури говорят и пишат по различен начин.
Неправилна комуникация може лесно да възникне поради културни различия , особено в писмената форма, когато не можем да видим езика на тялото си. Приспособете съобщението си към културния произход на получателя или доколко добре ги познавате.
Добро правило, което трябва да имате предвид, казва Пахтер, е, че културите с висок контекст (японска, арабска или китайска) искат да ви опознаят, преди да правят бизнес с вас. Следователно може да е обичайно бизнес партньорите от тези страни да бъдат по-лични в своите трудове. От друга страна, хората от култури с нисък контекст (немски, американски или скандинавски) предпочитат да стигнат до въпроса много бързо.
9. Отговорете на имейлите си - дори ако имейлът не е предназначен за вас.
Трудно е да се отговори на всяко имейл съобщение, което някога е било изпращано до вас, но трябва да опитате, казва Пахтер. Това включва случаите, когато имейлът е бил случайно изпратен до вас, особено ако подателят очаква отговор. Отговорът не е необходим, но служи като добър етикет по имейл, особено ако този човек работи в същата компания или бранш като вас.
Ето пример за отговор: „Знам, че сте много заети, но не мисля, че сте искали да ми изпратите този имейл. И исках да ви уведомя, за да можете да го изпратите на правилния човек.
10. Проверете коректурата на всяко съобщение.
Вашите грешки няма да останат незабелязани от получателите на вашия имейл. „И в зависимост от получателя може да бъдете осъдени, че сте ги направили“, казва Пахтер.
Не разчитайте на проверки на правописа. Прочетете и препрочетете имейла си няколко пъти, за предпочитане на глас, преди да го изпратите.
„Един ръководител възнамеряваше да напише:„ Извинете за неудобството “, казва Пахтер. 'Но той разчиташе на своята проверка на правописа и в крайна сметка написа:' Извинете за инконтиненцията. '
11. Добавете имейл адреса последен.
„Не искате да изпратите имейл случайно, преди да сте приключили с писането и проверката на съобщението“, казва Пахтер. „Дори когато отговаряте на съобщение, е добра предпазна мярка да изтриете адреса на получателя и да го вмъкнете само когато сте сигурни, че съобщението е готово за изпращане.“
12. Проверете отново дали сте избрали правилния получател.
Пахтер казва да внимавате, когато въвеждате име от адресната си книга на реда на имейла „до“. „Лесно е да изберете грешно име, което може да бъде неудобно за вас и за човека, който е получил имейла по погрешка.“
13. Поддържайте класическите си шрифтове.
Purple Comic Sans има време и място (може би?). Но за бизнес кореспонденция, запазете класическите си шрифтове, цветове и размери.
Основното правило: Вашите имейли трябва да бъдат лесни за четене от други хора.
„Най-добре е да се използват 10 или 12 точки и лесен за четене шрифт като Arial, Calibri или Times New Roman“, съветва Пахтер. Що се отнася до цвета, черното е най-безопасният избор.
14. Следете тона си.
Точно както шегите се губят в превода, тонът е лесен за погрешно тълкуване без контекста, който бихте получили от вокални реплики и мимики. Съответно е лесно да се излезе като по-рязко, което бихте възнамерявали: Искахте да кажете „прям“, те четат „ядосан и откровен“.
За да избегнете недоразумения, Pachter препоръчва да прочетете съобщението си на глас, преди да натиснете send. „Ако ви звучи грубо, ще звучи грубо на читателя“, казва тя.
За най-добри резултати избягвайте да използвате недвусмислено отрицателни думи („неуспех“, „грешен“, „пренебрегван“) и винаги казвайте „моля“ и „благодаря“.
15. Нищо не е поверително - затова пишете съответно.
Винаги помнете онова, което бившият шеф на ЦРУ генерал Дейвид Петреъс очевидно е забравил, предупреждава Пахтер: Всеки електронното съобщение оставя следа.
на колко години е Ел Дънкан
„Основна насока е да приемем, че другите ще видят това, което пишете - казва тя, - така че не пишете нищо, което не бихте искали всички да видят“. По-либерално тълкуване: Не пишете нищо, което би било разрушително за вас или вредно за другите. В крайна сметка имейлите са опасно лесни за препращане и е по-добре да сте в безопасност, отколкото да съжалявате.
Това история за първи път се появи на Business Insider .
