В ерата на Интернет , може да се окажете, че щракнете върху „отговор“, въведете бърз отговор и натиснете „изпрати“, без да мислите толкова много за това, което току-що сте написали. Но експертите са съгласни, че поведението ви по електронната поща има потенциал да саботира репутацията ви както в личен, така и в професионален план. Inc.com се свърза с някои от най-опитните експерти по електронна поща в бранша и ги накара да преценят как да усъвършенстват своя етикет за електронна поща.
1. Обсъждайте само обществени въпроси. Всички сме чували историите за „частен“ имейл, който в крайна сметка е бил предаден на цялата компания, а в някои случаи и по целия Интернет. Едно от най-важните неща, които трябва да имате предвид, когато става въпрос за етикет по електронна поща, е дали въпросът, който обсъждате, е публичен или нещо, за което трябва да се говори при затворени врати. Задайте си въпроса дали дискутираната тема е нещо, което бихте написали на фирмената бланка или публикувате на таблото за обяви, за да го видят всички, преди да кликнете върху „изпращане“. - Джудит Калос ,
автор на Лесен етикет за електронна поща, електронна поща: ръководството и електронна поща: ръководство за писане
2. Представете се накратко. Не приемайте, че човекът, който получава имейла ви, знае кой сте или не си спомня, че се е срещал с вас. Ако не сте сигурни дали получателят разпознава вашия имейл адрес или име, включете просто напомняне за това кой сте по отношение на човека, с когото се свързвате; не е необходима официална и обширна биография на себе си. - Пеги Дънкан , експерт по лична производителност и автор на Победете претоварването на имейли с по-добри навици, етикет и Outlook 2007
Забележка на редактора: Търсите услуги за имейл маркетинг за вашата компания? Ако искате информация, която да ви помогне да изберете тази, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашият партньор BuyerZone да ви предостави информация безплатно:
3. Не „мейлирайте по имейл“. Изпращането на имейли с лоши новини, уволнение на клиент или доставчик, изразяване на гняв, порицание на някого, пренебрегване на други хора в имейли (особено ако казвате нещо по-малко от добро за шефа си) са всички основни не-не. Тъй като електронната поща може да изглежда толкова неформална, много хора попадат в този капан. Винаги помнете, че кореспонденцията по имейл трае вечно. - Линдзи Полак , експерт по кариера и на работното място, консултант по етикет по електронна поща и автор на Първи стъпки от колежа до кариерата
4. Използвайте умело удивителен знак. Максималният брой удивителни точки в служебен имейл? Едно. В противен случай рискувате да изглеждате детски и непрофесионално. - Полак
5. Внимавайте с поверителната информация. Въздържайте се от обсъждане на поверителна информация в имейли като нечия данъчна информация или подробности за силно чувствителна бизнес сделка. Ако електронната поща попадне в ръцете на грешния човек, може да се сблъскате със сериозни - дори правни - последици. - Питър Пост , директор на института Емили Пост, базиран в Бърлингтън, Върмонт, който предлага етикетни съвети и отговори на въпроси за маниери като сватбен етикет, родителски въпроси и маниери на масата.
6. Реагирайте своевременно. Освен ако не работите в някакъв вид авариен капацитет, не е необходимо да сте на разположение веднага щом пристигне имейл. В зависимост от естеството на имейла и подателя, приемът е в рамките на 24 до 48 часа. - Дънкан
7. Въздържайте се от изпращане на еднолинейни. „Благодаря“ и „О, добре“ не продължават разговора по никакъв начин. Чувствайте се свободни да поставите „Няма отговор, необходим“ в горната част на имейла, когато не очаквате отговор. - Дънкан
8. Избягвайте да използвате преки пътища до реални думи, емотикони, жаргон или жаргон. Думи от възрастни, бизнес хора, използващи преки пътища като „4 u“ (вместо „за вас“), „Gr8“ (отлично) в свързана с бизнеса електронна поща, не са приемливи. Ако не бихте поставили усмивка или емотикон в деловата си кореспонденция, не бива да ги поставяте в имейл съобщение. Всяко от горните има потенциал да ви накара да изглеждате по-малко от професионалист. - Дънкан
9. Поддържайте го чисто. Нищо не дразни получателите повече, отколкото когато хората отговарят и оставят съобщенията разхвърляни, например имейл верига, която включва прекомерни карети (>>>), или страници и страници на имейл адреси, които не са били защитени с помощта на Ск. Можете да се отървете от каретките, като изберете текста, Ctrl + F, за да използвате командата Find and Replace, за да намерите карета и да замените всички с нищо. Можете да се отървете от всички имейл адреси само чрез изтриване. Почистете го, след което го изпратете. - Дънкан
10. Бъдете ясни в темата си. Тъй като пощенските кутии са задръстени от стотици имейли на ден, от решаващо значение е темата ви да стигне до точката. То трябва да бъде сравнително просто и описателно за това, за което сте писали. Очаквайте, че всеки имейл със сладък, неясен или неясен обект ще бъде разхвърлян. Освен това докажете темата си толкова внимателно, колкото и останалата част от имейла. - Публикувай
11. Не се бъркайте със спам. Избягвайте теми, които са с главни букви, всички малки букви и тези, които включват URL адреси и удивителни точки - които са склонни да изглеждат като спам за получателя. - Джудит Калос ,
автор на Лесен етикет за електронна поща, електронна поща: ръководството и електронна поща: ръководство за писане
12. Вашата тема трябва да съответства на съобщението. Никога не отваряйте стар имейл, натиснете Отговор и изпращайте съобщение, което няма нищо общо с предишното. Не се колебайте да смените темата веднага щом нишката или съдържанието на имейл веригата се промени. - Пеги Дънкан , експерт по лична производителност и автор на Победете претоварването на имейли с по-добри навици, етикет и Outlook 2007
13. Предоставете предупреждение при изпращане на големи прикачени файлове. Изпращането на необявени големи прикачени файлове може да задръсти входящата поща на приемника и да накара други важни имейли да отскочат. Ако изпращате нещо, което е над 500KB, изпращачите трябва да попитат: „Имате ли нещо против да ви изпратя прикачен файл? Кога ще е най-доброто време за теб? - Калос
14. Не повече от две прикачени файлове и предоставете логично име. Въздържайте се от изпращане на съобщение с повече от две прикачени файлове, освен ако не е изрично поискано. Също така дайте на прикачения файл (и) логическо име, така че получателят да познава с един поглед темата и подателя. - Дънкан
15. Изпращайте или копирайте други само при необходимост да знаете. Преди да щракнете върху Отговор на всички или да поставите имена на репликите Cc или Bcc, запитайте се дали всички получатели се нуждаят от информацията в съобщението ви. Ако не го направят, защо да го изпратим? Отделете време, за да изпратите съобщенията си до правилните хора. - Дънкан
16. Пазете се от „отговори на всички“. Не натискайте „отговори на всички“, освен ако всеки член на имейл веригата не трябва да знае. Искате да сте сигурни, че не изпращате на всеки в списъка своя отговор - независимо дали е трябвало да знаят или не. - Дънкан
17. Вдигни телефона. Когато дадена тема има много параметри, които трябва да бъдат обяснени или договорени и ще генерират твърде много въпроси и объркване, не се занимавайте с нея по имейл. Също така, електронната поща не трябва да се използва за анулиране на срещи, обеди, интервюта в последния момент и никога за опустошителни новини. Ако имате служител или приятел, на когото трябва да предадете лоши новини, телефонно обаждане е за предпочитане. Ако това е новина, която трябва да доставите на голяма група, електронната поща е по-практична. - Дънкан
18. Оценете важността на вашия имейл. Не прекалявайте с високо приоритетния вариант. Ако прекалите с тази функция, малко хора ще я приемат сериозно. По-доброто решение е да се използват описателни теми, които обясняват точно за какво става дума в съобщението. - Дънкан
19. Поддържайте поверителността. Ако изпращате съобщение до група хора и трябва да защитите поверителността на списъка си, винаги трябва да използвате „Ск. Освен това избягвайте да давате имейл адреси на трета страна (като Evite, бюлетин и т.н.). Уверете се, че адресите, които доброволно предавате на трети страни, остават при тях, особено когато услугата, която предлагат, е безплатна. - Дънкан
20. Нека бъде кратко и преминете към въпроса. Дългият имейл е в миналото. Пишете кратко, с много празно пространство, за да не затрупате получателя. Уверете се, че когато разглеждате това, което изпращате, не изглежда като тежест за четене - не се колебайте да използвате точки. Човекът, който чете електронната ви поща, не трябва да разравя няколко параграфа, за да разбере какво питате. Трябва да посочите целта на имейла в първите две изречения. Бъдете ясни и бъдете отпред. - Линдзи Полак , експерт по кариера и на работното място, консултант по етикет по електронна поща и автор на Първи стъпки от колежа до кариерата
21. Познавайте аудиторията си. Вашият имейл поздрав и изход трябва да съответстват на нивото на уважение и формалност на човека, с когото общувате. Освен това пишете за човека, който ще го чете - ако са склонни да бъдат много учтиви и официални, пишете на този език. Същото важи и за приемника, който е по-неформален и спокоен. - Линдзи Полак , експерт по кариера и на работното място, консултант по етикет по електронна поща и автор на Първи стъпки от колежа до кариерата
22. Винаги включвайте подпис. Никога не искате някой да трябва да търси как да влезе във връзка с вас. Ако сте подкован в социалните медии, включете и цялата си информация в социалните медии във вашия подпис. Вашият имейл подпис е чудесен начин да уведомите хората повече за вас, особено когато вашият имейл адрес не включва вашето пълно име или фирма. - Полак
23. Използвайте автоматичен отговор само когато е необходимо. Автоматичен отговор, който казва: „Благодаря за вашето имейл съобщение. Ще ви отговоря веднага щом мога “е безполезно. Едно нещо обаче, което тези съобщения правят чудесно, е да предупреждават спамерите, че вашият имейл е реален и че те могат да ви добавят към своя списък със спам. - Пеги Дънкан , експерт по лична производителност и автор на Победете претоварването на имейли с по-добри навици, етикет и Outlook 2007
24. Обучете персонала си. Собствениците на фирми трябва да се уверят, че персоналът им е обучен по електронна поща - не предполагайте, че те знаят какво правят и какво се счита за професионално. Създайте стандарти за електронна поща, на които всички в компанията да спазват. - Полак
25. Вашият имейл е отражение на вас. Всеки имейл, който изпращате, добавя или намалява репутацията ви. Ако вашият имейл е разпръснат, дезорганизиран и изпълнен с грешки, получателят ще бъде склонен да мисли за вас като за разпилян, небрежен и неорганизиран бизнесмен. Мненията на другите имат значение и в професионалния свят тяхното възприятие за вас ще бъде от решаващо значение за вашия успех. - Питър Пост , директор на института Емили Пост, базиран в Бърлингтън, Върмонт, който предлага етикетни съвети и отговори на въпроси за маниери като сватбен етикет, родителски въпроси и маниери на масата.
Забележка на редактора: Търсите услуги за имейл маркетинг за вашата компания? Ако искате информация, която да ви помогне да изберете тази, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашият партньор BuyerZone да ви предостави информация безплатно:
Разкриване на редакцията: Inc. пише за продукти и услуги в тази и други статии. Тези статии са редакционно независими - това означава, че редакторите и репортерите изследват и пишат върху тези продукти, без каквото и да е влияние на маркетингови или търговски отдели. С други думи, никой не казва на нашите репортери или редактори какво да пишат или да включват някаква определена положителна или отрицателна информация за тези продукти или услуги в статията. Съдържанието на статията е изцяло по преценка на репортера и редактора. Ще забележите обаче, че понякога включваме връзки към тези продукти и услуги в статиите. Когато читателите щракнат върху тези връзки и закупят тези продукти или услуги, Inc може да получи компенсация. Този рекламен модел, базиран на електронна търговия - както всяка друга реклама на нашите страници със статии - няма влияние върху редакционното ни покритие. Репортерите и редакторите не добавят тези връзки, нито ще ги управляват. Този рекламен модел, подобно на други, които виждате в Inc, поддържа независимата журналистика, която намирате на този сайт.
