С цялото ми уважение към съобщенията и социалните мрежи, електронната поща остава ключовата форма на бизнес комуникация. Известно е, че сключва или разваля сделки. Често това не е съдържанието на имейла, а по-скоро етикетът на подателя (или липсата му).
Когато използваме имейли толкова често през целия си бизнес живот, понякога пренебрегваме основните правила за комуникация: да бъдем учтиви, да се обръщаме правилно към хората, да реагираме своевременно и други.
BCC е идеалният пример за това как електронната поща може да се използва ефективно или напълно да се злоупотребява. Когато използваме BCC, изобщо мислим ли какво правим и как потенциално може да се обърне?
Случвало ми се е неведнъж. За да ви спестя сериозно смущение, бих искал да разгледам проблема тук и сега.
За BCC има само две ситуации.
Първо, масови имейли. Рядко са оправдани.
Ако трябва да изпратите такъв - имате бюлетин например или изпращате покана до бар мицва на сина си - позволяването на всички да видят имейл адреса на всеки получател е огромно не-не. Използвайте BCC.
Като онлайн писател често получавам подавания във входящата си поща, които се изпращат до стотици (ако не и хиляди) блогъри и журналисти. Ако сте PR човек, обърнете внимание: Това не е начинът да правите PR, дори и отблизо. Ако по някаква причина смятате, че имейлът е добра идея, използвайте BCC. Никой журналист не иска нейният имейл да бъде даден на стотици други хора, които тя не познава.
Ако не използвате BCC в този сценарий, можете да очаквате да получите черен списък от много журналисти. Или членове на семейството, които не са съгласни с вашия списък с покани за бар мицва.
Второ, абсолютно трябва да използвате BCC, когато някой ви запознае с някой друг. Човекът, който направи въведението, направи нещо хубаво и не би трябвало да страда през всеки отговор на този оригинален имейл.
Чрез BCCing на този човек вие по този начин го освобождавате от имейлите, които ще последват. Това е обичайна учтивост и трябва да се изпраща 1-2 имейла след въвеждането им.
Освен това, никога не позволявайте на други да подслушват, като използвате BCC.
Във всеки друг случай, когато изпращате имейл на някого и BCC някой друг, вие сте нечестни - харесвате или не.
Изпращате имейл на Person X и без те да знаят, оставяйки Person Y да подслушва разговора ви. Person X няма представа, че някой друг чете този имейл, а в действителност вие тайно сте го изпратили и на друг.
Може би това звучи като малък проблем. Не е.
за кого е женен Пат Саджак?
В бизнеса почтеността и прозрачността са вашите най-важни характеристики. Ако сте тип на BCC хората на всичките си имейли, вие не сте от хората, с които искам да правя бизнес.
Когато хората BCC ме изпращат по имейли, аз веднага им отговарям и им казвам да не използват никога повече BCC като този.
Което ме отвежда до следващата ми точка: опасностите от BCC.
BCC може да доведе до сериозно неприятна ситуация.
Веднъж изпратих имейл до изпълнителен директор на много високо ниво в Google, за да препоръча приятел за работа. Направих грешката, че BCCing този приятел го уведоми, че изпращам този имейл.
Познайте какво направи моят приятел? Той случайно отговори на всички, като каза: „Благодаря“. Това означаваше, че изпълнителният директор е получил имейл с благодарност от някой, когото дори не е осъзнал, че е на първо място.
Кой в крайна сметка изглеждаше наистина зле? Аз. Кой не получи работата? Моят приятел.
Ако абсолютно трябва, използвайте бутона Напред.
Ако смятате, че имейлът, който сте изпратили абсолютно, трябва да бъде видян от някой друг освен получателя, препратете го, след като го изпратите. Това е малко по-добре от използването на BCC. Все още не го препоръчвам.
С препращането избягвате риска „Отговори всички“, но това не е по-честен ход. Все още споделяте лични имейли, без нито една от страните в нишката да знае.
Бизнес етиката е всичко. Те започват с начина, по който общуваме. Бъдете от типа хора, с които бихте искали да работите, а не от типа хора, които ви карат да се потите с всеки имейл.
