Докато все още не сме контролиране на хуманоидни роботи от уюта на домовете ни като героите от филма от 2009 г. Сурогати , все повече нашите ежедневни взаимодействия, както професионални, така и лични, се провеждат чрез виртуални средства.
Тъй като собствениците на бизнеса възприемат виртуалните събития като рентабилен метод за постигане на безброй цели, включително уеб семинари, обучения и конференции, е важно да се гарантира, че ефективната комуникация не се търгува за най-ниските спестявания. Макар че е малко вероятно виртуалната среща да замени изцяло необходимостта от лично срещи на предприемачите, нейната лекота на приемане и удобство могат да служат за повишаване на производителността на вашия бизнес. Виртуалните срещи обаче не са идеални за всяка ситуация, така че да знаете кога и как да използвате тази технология е жизненоважно.
Дона Денис, президент на Leadership Solutions Consulting и създател и фасилитатор на Американска асоциация за управление тридневен семинар на Водещи виртуални и отдалечени екипи , казва, че технологията се е превърнала в основен фокус; някъде между BlackBerries на хората и електронната поща, много лидери изпускаха от поглед връзките. „Сега фокусът е върху управлението на задачи, взаимоотношения и технологии“, казва Денис, която доразвива допълнително в предстоящата си книга Управление на знанията и електронно обучение.
Лий Милър, влияещ треньор и автор на НАГОРЕ: Влияние, сила и перспектива U: Изкуството да получавате това, което искате , добавя, „Най-голямата грешка на хората е да приемат, че влиянието, когато се срещате лице в лице, е същото като влиянието, когато взаимодействате виртуално. Не е. Правилата са различни, защото хората реагират по различен начин, когато взаимодействат виртуално.
Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да проведете успешна виртуална среща.
5 съвета за провеждане на виртуална среща: Как да се подготвим
„Първото нещо, което правим, преди да решим какви технологии и софтуер ще са необходими, е да решим коя е участващата аудитория и каква информация се споделя“, казва Дрю Бауърс, изследователски психолог от Групата за човешки фактори на Университета в Дейтън. „Установихме, че е най-добре презентаторите или да проектират своите данни, или презентация според средата, в която ще се представят, или да изберат най-добрата среда, за да представят данните, с които разполагат.“ Бауърс казва: „Не можете просто да вземете презентация, която сте изнесли пред публика на живо на конференция, и да я хвърлите на видео монитор за виртуална аудитория и да очаквате същите резултати, защото сте ограничени до степен , в това как можете да взаимодействате с вашата виртуална аудитория.
inlinebuyerzonewidget
Денис посочва, че когато планирате среща на физическо място, можете да бъдете по-небрежни относно дневния ред на срещата и да предоставите материали. Освен това имате предимството да накарате участниците да ускорят скоростта в коридора, в кафе машината и т.н. Успешната виртуална среща обаче изисква много повече предварителна подготовка. Коларич препоръчва виртуалните срещи да се планират предварително. „Изпратете дневния ред преди време, създайте визуални изображения, за да подсилите посланието си и ги изпратете на всички преди срещата, поканете членовете на всеки екип, които трябва да участват“, казва тя.
Също така, не забравяйте да изпратите информация за влизане (кодове за достъп, URL адреси и номера за повикване) поне един ден предварително, така че участниците да могат да тестват за всяко изтегляне на софтуер. Може също да поискате от участниците да влязат в системата поне 15 минути преди началото, за да тестват свързаността, предполага Лора Стек, автор и президент на The Productivity Pro, фирма за обучение по управление на времето. „Проведете поименно повикване и проверете дали всичко работи. Прегледайте времевата линия. Дайте метод, с който да се свържете с вас офлайн, ако участник в дискусията срещне проблеми, казва Стек.
Забележка: Ако сте домакин на един водещ с настройка на голяма аудитория, тогава е добра идея да имате фасилитатор, който да помага на основния водещ. Фасилитаторът може да подкрепя участниците с технически проблеми, както и да следи всички въпроси за чата, които се появяват. Ако водещият се опита да прочете въпроси за чата, забавя потока на презентацията.
Копайте по-дълбоко: Новият инструмент за видеоконференция на iMeet
5 съвета за провеждане на виртуална среща: технически инструменти и изисквания
Красотата на технологията за онлайн срещи е, че дори и най-младата операция с голи кости може да я използва. Необходима е само връзка с интернет, аудио (от компютърни високоговорители, микрофон или чрез телефон) и уеб камера (самостоятелна или интегрирана с вашия монитор / лаптоп). По-големите групи може също да се нуждаят от прожекционен екран или голям телевизионен монитор.
Когато избирате услуга, помислете за „малка“, казва Сюзън Коларич, асистент вицепрезидент по учебни технологии в Университета Сейнт Лео в Сейнт Лео, Флорида. „Най-ефективните уеб конференции са тези, които използват само необходимата технология. KIS-; нека бъде просто-; е най-добрият начин хората да се фокусират върху вашето послание, а не върху технологията. ' Някои онлайн уеб продукти включват Adobe Acrobat Connect , GoToMeeting , Среща на Microsoft Office Live и WebEx .
Предприемачите също трябва да имат предвид, че не всяка система за видеоконференции ще работи заедно. Избягвайте смущението от закъснения и технически проблеми, като тествате свързаността на всички сайтове преди срещата. „Опитът да се използва аналогова видеосистема в единия край и цифрова система в другия може да доведе до множество проблеми и дори цифрово-цифровата конферентна връзка може да бъде проблематична, ако по-стара софтуерна програма се нуждае от надстройка, преди да може да“ говори с „по-нова програма“, казва Бауърс.
Dig Deeper: No Fly Zone: Виртуални срещи
колко деца имаше кони смит?
5 съвета за провеждане на виртуална среща: Останете фокусирани
Рик Маурер, автор на Отвъд стената на съпротивата и Защо не искаш това, което аз искам? съветва потребителите да премахват отвличащите вниманието. Предимството на виртуалните срещи е възможността да се провеждат почти навсякъде-; недостатъкът на виртуалните срещи е и възможността те да се провеждат почти навсякъде. Участниците в онлайн срещи могат да се обадят или да влязат от местната кафене, салоните на летището, домашните офиси и др. За да сведете до минимум фона или „шума от пътя“ (не искате вашето дете, домашен любимец или звънещи телефони да станат фокус), можете изберете „да заглушите всички присъстващи и да задавате въпроси само през полето за чат“, казва Стек.
Маурер също съветва да не се опитвате да притискате множество неща в една среща. „Запазете фокуса върху една или две теми. Ако трябва да покриете повече предмети, тогава дайте на хората време да се разтегнат, да си вземат почивка в банята или да попълнят кафето си. Нека всеки сегмент от срещата бъде кратък - не повече от 30 минути. '
Забележка: Ризите на райета не се предават добре на камерата, нито големите лъскави бижута. И двете могат да разсейват визуално. Опитайте се да ограничите движенията на тялото си до минимум, тъй като прекомерното движение всъщност може да влоши качеството на видеото.
Dig Deeper: Среща в мрежата: кои инструменти да използвам?
5 съвета за провеждане на виртуална среща: Етикет
колко висока е Джил Хенеси
„Ключът към успешната видеоконференция или телефонна конференция е да запомните, че сте на среща“, подчертава Коларич. „Обърнете цялото си внимание на участниците, както бихте направили, ако сте в една стая. Не се разсейвайте по имейл, сърфиране в мрежата или текстови съобщения. Опитайте се да не ядете или пиете, за да сте подготвени, ако въпросите са насочени към вас.
Добро правило? Коларик казва: „Винаги приемайте, когато влезете в стаята, че микрофоните вече са на живо на други места! Това помага да се предотврати излъчването на всякакъв външен разговор преди срещата, когато може да не възнамерявате да го направите. '
Тя също така посочва, че видеоконференционните срещи всъщност трябва да се движат с малко по-бавни темпове от типичната среща поради забавяне от две до три секунди за комуникация на повечето системи. Ако ръководите срещата, уверете се, че има достатъчно паузи, след като зададете въпрос. Ако сте участник, обърнете внимание на себе си, преди да се обърнете към групата, като сигнализирате с ръка или кажете „въпрос“ или „коментар“ и след това изчакате няколко секунди, преди да продължите. “
Участниците също трябва да осъществят зрителен контакт, като гледат в камерата. Това ще направи разговора между участниците по-естествен. По-долу е кратък измамен лист за етикет:
8-те етикета за видеоконференции
Бъдете учтиви към другите участници
Говорете ясно
Дръжте движенията на тялото минимални
Движете се и жестикулирайте бавно и естествено
Поддържайте зрителен контакт, гледайки в камерата
Облечете се подходящо
Направете сесията анимирана
Бъдете себе си и се забавлявайте!
7-те точки на етикета за видеоконференции
Не издавайте разсейващи звуци
Не викай
Не правете разсейващи движения
Не прекъсвайте други високоговорители
Не провеждайте странични разговори
Не носете „шумни“ бижута
Не покривайте микрофона
Източник: Служба за информационни технологии в университета „Свети Лео“
Забележка: Ако вашият донг бизнес е глобален, разгледайте сайтове като Executiveplanet.com и kissbowshakehands.com за ресурси по международен бизнес етикет.
Dig Deeper: Случаят и планът за виртуалната компания
5 съвета за провеждане на виртуална среща: Ангажиране на участници
Денис казва, че има тенденция във виртуалните срещи да започне направо задачата, което може да повлияе негативно на изграждането на взаимоотношения. Тя препоръчва да се пречупи леда, като обиколи 'виртуалната' стая и помоли всички да се представят и да споделят нещо за уикенда си или да говорят за нещо, което очакват с нетърпение, за да добавят социален елемент към производството. „Всичко, което можете да симулирате от срещи лице в лице, е добро.“
Stack казва да насърчи участниците да изпратят своите въпроси по темата преди началото на програмата. Тя препоръчва и други методи за ангажиране на аудиторията по време на уебинара, като например анкетиране или задаване на въпрос и искане на отговори чрез чат.
Коларик предлага да задавате често въпроси както за ангажиране на отдалечени участници, така и за поддържане на лична връзка. Но, подчертава тя, бъдете изрични във въпросите си. „Задайте конкретен въпрос на конкретен човек. Задаването на отворени въпроси на голяма отдалечена аудитория често води до „мъртъв въздух“ и след това няколко човека говорят едновременно. “
Копайте по-дълбоко: Как комуникира виртуална компания
височина и тегло на том пети
Забележка на редактора: Търсите ли видеоконференции за вашата компания? Ако искате информация, която да ви помогне да изберете тази, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашият партньор BuyerZone да ви предоставя информация безплатно:
Разкриване на редакцията: Inc. пише за продукти и услуги в тази и други статии. Тези статии са редакционно независими - това означава, че редакторите и репортерите изследват и пишат върху тези продукти, без никакво влияние на маркетингови или търговски отдели. С други думи, никой не казва на нашите репортери или редактори какво да пишат или да включват някаква определена положителна или отрицателна информация за тези продукти или услуги в статията. Съдържанието на статията е изцяло по преценка на репортера и редактора. Ще забележите обаче, че понякога включваме връзки към тези продукти и услуги в статиите. Когато читателите щракнат върху тези връзки и закупят тези продукти или услуги, Inc може да получи компенсация. Този рекламен модел, основан на електронна търговия - както всяка друга реклама на нашите страници със статии - няма влияние върху редакционното ни покритие. Репортерите и редакторите не добавят тези връзки, нито ще ги управляват. Този рекламен модел, подобно на други, които виждате в Inc, поддържа независимата журналистика, която намирате на този сайт.
