Наръчници за служители , наръчници за политики и процедури, наръчници за служители - както и да искате да ги наречете - често се смятат за необходимо зло както от служителите, така и от работодателите. Те обикновено генерират учудване от служителите, особено ако не са ясни, добре написани и специфични за бизнеса и ако се фокусират най-вече върху негативизма - с други думи, списък, само какво да не се прави. Междувременно работодателите обикновено разглеждат тези ръководства от гледна точка на това как да покрият своите ... активи ... в случай на потенциални съдебни дела.
Има обаче по-добър начин.
Експертите казват, че малкият и средният бизнес могат да изработят наръчници за служители, които едновременно да ги предпазват от съдебни спорове и да улеснят членовете на персонала, като изложат положително политиките на компанията. За да има ефективно ръководство за политика, работодателят трябва да отдели време, за да определи какво е важно за бизнеса, както за информиране и щастие на служителите, така и за постигане на бизнес целите на компанията. „Може да служи като книга за игри и да изложи правилата на играта за служителите относно това, което се очаква от тях“, казва Нанси Купър, председател на групата по труда и заетостта на Гарви Шуберт Барер , адвокатска кантора със седалище в Портланд, Орегон.
„Стойността е, че служителите могат да разберат какво се очаква от тях и какво могат да очакват от компанията“, добавя Пол Роусън, управляващ директор в Светът на работа , глобална асоциация за човешки ресурси, която се фокусира върху обезщетенията, обезщетенията, професионалния живот и интегрираните общи награди. „Това включва начина, по който се стига до решенията за заплащане, как се оценява тяхното представяне, как компанията третира неща като отпуск по болест и други обезщетения, как компанията гледа на програмите за трудов живот и как ще бъдат третирани в спор.“ Всички тези проблеми, описани в наръчник, могат да освободят служителя да върши най-добрата си работа, добавя той, без притеснения, че работодателят ще се отнася несправедливо с тях.
Но дяволът е в детайлите, както се казва. Успехът на наръчника на служителите зависи от това какво включвате и как формулирате политики. Първото правило за написването на печеливша книга е, че тя трябва да бъде написана по ясен, разбираем начин и да отразява културата на бизнеса. Определени политики трябва да бъдат включени в наръчника по закон. Това означава, че трябва да отделите време, за да се запознаете с местните и държавните изисквания, както и с федералните изисквания, казва Купър. В наръчника трябва да има и други политики за защита на работодателя. „Независимо от причината, която стои зад политиките, всички трябва да се прилагат по последователен начин“, добавя тя.
Забележка на редактора: Търсите ли HR аутсорсинг за вашата компания? Ако искате информация, която да ви помогне да изберете тази, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашият партньор, BuyerZone, да ви предостави информация безплатно:
Следващото ръководство ще очертае какво трябва да включите по закон, клаузи, които според правните експерти трябва да включва всеки наръчник на служителите, а след това и други незадължителни разпоредби, които може да искате да включите в наръчника на служителите, за да работи за вас и вашите служители.
Какво да включите в наръчника на служителя: Разпоредби на наръчника, изисквани от закона
Преди да започнат да пишат наръчник за служители, бизнес лидерите трябва да разберат какво трябва да включат по закон. Това може да определи и начина, по който решавате да създадете наръчника на служителите.
Първата стъпка е да се запознаете с федералните, щатските и местните закони за заетостта, които трябва да спазвате - някои дори трябва да бъдат публикувани в наръчника на служителите на компанията. Министерството на труда на САЩ излага информация за работодателите относно федералните закони, които засягат проблемите на работното място на уебсайта си на адрес www.dol.gov . Ако вашият бизнес работи в повече от една държава, може да имате правни причини да пишете различни наръчници за служители във всяка държава. „Всяка държава има уникални закони за заетостта“, казва Купър. „Много от законите на държавно ниво казват, че трябва да го имате в наръчника.“
нетната стойност на шефа на тортите
Други въпроси също могат да повлияят на начина, по който подхождате към наръчника на служителите. Например, ако имате различни бизнес единици, като производствено съоръжение и съоръжение за продажби и изследвания, може да искате основният наръчник да бъде еднакъв за всяка група служители, но може да искате да включите конкретни политики за конкретни бизнес единици , като например, ако една бизнес единица има синдикати или служители на заплащане на час, казва Купър.
След като определите как ще подходите към наръчника на служителите, трябва да определите кои политики трябва да включите по закон. Някои компании предлагат софтуер или шаблони, които могат да бъдат добро начало за преминаване през процеса. Но политиките могат да варират в различните щати. Ако не сте сигурни кои политики се изискват от закона, трябва да се консултирате с организации за човешки ресурси или вашия адвокат по заетостта. Много държавни отдели по труда също имат списъци на своите уебсайтове за работодатели относно законите, които те трябва да спазват, когато правят бизнес в щата, и те могат да бъдат полезни при определянето на това какво да включат в наръчника на служителите.
Политиките, които трябва да включите в наръчника на служителите по закон, могат да включват следното:
- Политики за семейни медицински отпуски . Законът за семейни медицински отпуски на федералното правителство изисква работодателите с определен размер да предоставят на служителите до 12 седмици неплатен отпуск по време на всеки 12-месечен период за раждането или грижите за дете, за да се грижат за непосредствен член на семейството със сериозно здравословно състояние , или ако служителят има тежко здравословно състояние. Много държави имат свои собствени политики и по отношение на неплатените семейни отпуски.
- Политики за равна заетост и недискриминация . Министерството на труда на САЩ изисква много фирми да публикуват информация, в която се посочва, че бизнесът следва закони за недискриминация и равни възможности за заетост при наемане и повишаване.
- Политики за обезщетение на работниците . Много държави изискват служителите да бъдат информирани писмено за политиките за обезщетение на работниците.
Сред другите закони, които може да изискват включване в наръчниците на служителите, са политики относно настаняването на хората с увреждания, политиките за отпуск по време на военна служба, политиките за настаняване на кърмачките и политиките за напускане на жертвите на престъпления.
Копайте по-дълбоко: Как да събера наръчник за служители
Какво да включите в наръчника на служителите: Клаузи, които трябва да включва всеки наръчник на служителя
Има няколко общи отказа от отговорност, които всеки наръчник на служителите трябва да има.
Тери Нелсън, дъщеря на Дейвид Нелсън
- Не договор . Важно е да се отбележи, че наръчникът е точно това - наръчник - и не дава никакви обещания за продължителна заетост. Купър препоръчва следната формулировка: „Този наръчник не е договор, изричен или подразбиращ се, нито гарантира работа за определен период от време. Въпреки че се надяваме, че нашето трудово правоотношение ще бъде дългосрочно, или Дружеството, или вие можете да прекратите отношенията по всяко време, със или без предизвестие, със или без причина, до степента, разрешена от закона. “
- Наръчник предимства на предишни документи за политика . В наръчника трябва да стане ясно, че това е най-важната дума за фирмените политики. Купър предлага да използвате следния език: „Този наръчник на служителите замества и заменя всички предишни политики и процедури, включително, но не само, всички меморандуми или писмени политики, които може да са издадени по темите, обхванати в този наръчник.“
- Политиките в наръчника могат да бъдат обект на промяна . Важно е да оставите малко място за мърдане, тъй като времената се променят, възникват нови проблеми и може да се наложи да направите ревизии. Ето как Купър ви предлага да формулирате тази разпоредба: „Политиките, включени в този наръчник, са само насоки и подлежат на промяна, когато Компанията сметне за подходяща и необходима. От време на време може да получавате известия за нови или модифицирани политики, процедури, предимства или програми. '
- Страница за потвърждение на служителите . За да защитите бизнеса си и да проверите дали вашите служители са наясно, че вашата компания спазва тези закони, е важно да включите страница за потвърждение, която служителят подписва и връща. В потвърждението трябва да се посочи, че служителят разбира, че е негова отговорност да чете и спазва политиките. „Искате страницата за потвърждение да бъде отделена от наръчника“, казва Купър. „След като бъде подписан, той трябва да влезе в картотеката на служителите.“
Копайте по-дълбоко: Инструменти: Потвърждение на разписка на наръчника на служителя
Какво да включите в наръчника на служителите
Преди да напишете наръчника на служителите си, трябва също така да отделите време, за да определите какво е важно за вас като бизнес. Интересувате ли се от това как изглеждат вашите служители, когато са на работа? Искате ли да се въздържат от текстови съобщения, докато са на работа? Интересува ли ви дали те водят блог за компанията? Ако проблемът е важен за вас и имате очаквания за поведението на служителите, трябва да го разгледате в политика.
„Важни проблеми могат да бъдат неща като способността на служителя да използва мобилни телефони по време на работа или по време на шофиране; справяне с подходящия начин (или неподходящ начин), който служителите обсъждат с работодателя в чат стаите или в блогове след работно време; или дори способността на работодателя да се занимава с проблеми, създадени от начините, по които служителите използват своите компютри, електронна поща и гласова поща “, казва Купър. „Едно от най-важните неща, които трябва да запомните, е, че вашият наръчник трябва да отразява начина, по който правите бизнес. Ако пишете политика, бъдете готови да я прилагате - независимо дали става въпрос за ограничения за определяне на политика или цели, подкрепящи политиката. Трябва ръководството ви да бъде истинско отражение на вашия бизнес. “
Също така трябва да решите какъв тон искате да вземе вашето ръководство. Много наръчници са написани от отрицателната перспектива „не трябва“. Някои от най-ефективните наръчници обаче са тези, написани от положителна гледна точка. „Разбира се, служителите трябва да знаят какъв вид поведение ще доведе до проблеми, като прекомерно отсъствие, но политиката не е задължително да бъде написана с акцент върху наказанието“, казва Купър.
Ето насока за това кои раздели може да искате да включите в наръчника на служителите:
1. История на компанията . Макар и да не се изисква, кратък раздел, обсъждащ историята на компанията и нейната мисия, може да ви помогне да зададете тон за наръчника на служителите. Роусън казва, че този раздел може да включва дискусии за изявление на мисията на компанията, каква е причината да бъде, кои са нейните клиенти, каква е нейната позиция на пазара и т.н. „Може да говорите за основателя, за да разберете историята на компанията или култура - казва Роусън. „Може да добавите дискусия за ръководния екип, така че хората да се чувстват сякаш знаят за кого в крайна сметка работят.“ Купър предупреждава да не дава никакви обещания в този раздел, като например да обещава да плати на служителите най-високия долар във вашата област, което може да е трудно да се поддържа, ако компанията изпадне в тежки икономически времена.
2. Политика за платено изчакване . Този раздел описва политиката за почивка на компанията, като например как се печели времето за почивка и как да се планира почивка. Трябва също така да се посочи кои празници компанията спазва, включително за кои празници компанията затваря и, ако компанията е ресторант или друг бизнес, който остава отворен по празниците, как служителите ще бъдат компенсирани за почивката. Може също да поискате да се обърнете към отпуск по болест, семеен медицински отпуск и други видове отпуски, като отпуск за военни съпрузи.
3. Поведение на служителя . Под това заглавие можете да обсъдите политиката за присъствие, почивките и периодите на почивка, както и общите очаквания за поведението на служителите. Това може да включва излагане на политика срещу дискриминация срещу тормоз от страна на служители, забрана за тютюнопушене, политика за злоупотреба с наркотични вещества, как служителите могат да използват Интернет или електронна поща и дрескод - ако имате последното. Може да се обърнете към начина, по който служителите трябва да се справят с разрешаването на конфликти. Направете този раздел много общ по своя характер. 'Не навлизайте в много подробности', казва Купър. 'Човешката природа е да иска списък с пране на всички приемливи неща, но човешката природа е, че и вие ще забравите нещо.'
4. Плащане и промоции . Посочете методите си на плащане и уведомете служителите дали ще им се плаща всяка седмица или на всеки две седмици или каквото и да е друго. Това е мястото, където заявявате политиката си за извънреден труд, дефинирате работното време и обсъждате структурата си на клас на заплащане, така че хората да знаят къде се намират в йерархията, казва Роусън. „Последното нещо, което искате да направите, когато наемете някого, е да го изненадате кога ще му пристигне заплатата“, казва Роусън. „Искате да уведомите хората колко често ще им се плаща и как ще им се плаща, предлагате ли директен депозит и колко са периодите на плащане за една година“. Можете също така да говорите за това какви видове компенсационни пакети предлагате, включително дали служителите отговарят на условията за бонуси или опции за акции и как работи процесът на оценка на ефективността. Купър предупреждава, че ако формулирате фирмена политика за напредък, трябва да запомните, че компанията и нейните мениджъри трябва да се възползват от тази политика. „Това е мястото, където повечето компании правят грешки“, казва тя. 'Те обещават твърде много и не следват собствените си политики.'
5. Ползи . В този раздел предоставете на служителите общ преглед на предимствата, които предлагате по отношение на здравеопазването, зъболечението, зрението, животозастраховането и т.н., но не обсъждайте конкретни политики с конкретни компании. „Вашите предимства може да се променят често - вероятно по-често, отколкото в наръчника“, посочва Купър. Говорете за това кой отговаря на условията, независимо дали само служители на пълен работен ден или ако на непълно работно време се предлага пропорционален пакет от обезщетения, обърнете внимание и на това. Избройте критериите за допустимост, кога можете да се запишете за обезщетения и какви са критичните събития в живота, през които можете да промените обезщетенията - като брак или раждане на дете.
След като цялата информация е събрана в наръчник за служители, не забравяйте да проверите документа, преди да го разпространите на служителите. Ако изобщо е възможно, в подготовката на наръчника трябва да участва адвокат. „Ако работодателят се опитва да спести пари“, казва Купър, „минимумът, който трябва да направят, е да ги прегледа от адвокат, след като бъде съставен“. Този преглед, добавя тя, просто може да помогне на вашия бизнес да избегне бъдещи съдебни дела, включващи поведение на служителите, което е - или не - дефинирано в наръчника на служителите.
Копайте по-дълбоко: Имате ли нужда от политика в социалните медии?
Греъм Патрик Мартин нетна стойност
Какво да включите в наръчника на служителите: Препоръчани връзки
Обществото за управление на човешките ресурси
http://www.shrm.org
SHRM е най-голямата асоциация в света, посветена на управлението на човешките ресурси, представляваща над 250 000 членове в повече от 140 страни.
Министерството на труда на САЩ
http://www.dol.gov
Ръководствата за федералните трудови закони на уебсайта на Министерството на труда могат да ви помогнат да се уверите, че покривате основите в наръчника на служителите си.
Наръчник за малкия бизнес
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Наръчникът на Министерството на труда по безопасност и здраве при работа за малкия бизнес може да помогне на работодателите да осигурят безопасно и здравословно работно място за своите служители.
Безплатен наръчник за модели
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com предлага безплатен модел наръчник. Пълният наръчник на политиката на института „Александър Хамилтън“ (100 щ.д.) е CD-ROM с редактируеми политики с държавни насоки. И политики сега е луксозна програма (hrtools.com; $ 199), която използва съветник за въпроси и отговори, за да ви помогне да персонализирате ръководство
Светът на работа
http://www.worldatwork.org
Това глобално сдружение за човешки ресурси се фокусира върху обезщетенията, обезщетенията, професионалния живот и интегрираните общи награди, за да помогне на организациите да привлекат, мотивират и задържат талантлива работна сила.
Забележка на редактора: Търсите ли HR аутсорсинг за вашата компания? Ако искате информация, която да ви помогне да изберете тази, която е подходяща за вас, използвайте въпросника по-долу, за да може нашият партньор BuyerZone да ви предоставя информация безплатно:
Разкриване на редакцията: Inc. пише за продукти и услуги в тази и други статии. Тези статии са редакционно независими - това означава, че редакторите и репортерите изследват и пишат върху тези продукти, без каквото и да е влияние на маркетингови или търговски отдели. С други думи, никой не казва на нашите репортери или редактори какво да пишат или да включват някаква определена положителна или отрицателна информация за тези продукти или услуги в статията. Съдържанието на статията е изцяло по преценка на репортера и редактора. Ще забележите обаче, че понякога включваме връзки към тези продукти и услуги в статиите. Когато читателите щракнат върху тези връзки и закупят тези продукти или услуги, Inc може да получи компенсация. Този рекламен модел, базиран на електронна търговия - както всяка друга реклама на нашите страници със статии - няма влияние върху редакционното ни покритие. Репортерите и редакторите не добавят тези връзки, нито ще ги управляват. Този рекламен модел, подобно на други, които виждате в Inc, поддържа независимата журналистика, която намирате на този сайт.
