Всички искаме да можем да бъдем по-продуктивни. Но как е възможно това, когато заданията продължават да се трупат, последният сезон на Оранжевото е новото черно току-що се появи в Netflix и имате разсейване от имейли, текстове и известия в социалните медии?
През последния месец прекалено много се случвах. Изпускам топката наляво и надясно. Това е неприемливо, ако сте собственик на бизнес. Имам хора, които разчитат на мен и не бива да позволя това да се случи. Накара ме да оценявам неща, които убиват производителността ми.
Първата стъпка, която трябваше да направя, беше да идентифицирам губещите време и да ги хвърля в пъпката, за да мога да остана продуктивна. Ето осем губещи времена, които забелязах, че убиват производителността ми и повечето хора, с които работя.
1. Постоянно проверявайте имейлите си.
Не би трябвало да е изненадващо, че електронната поща е една от, макар и най-голямата, загуба на време. В крайна сметка повече от 200 милиарда имейла се изпращат всеки ден и е установено, че средният служител проверява имейла си 36 пъти на час. И ние всички сме виновни за това. Не мога да ви кажа колко пъти съм писал статия само за да се разсейвам от известие по имейл, било то на моя лаптоп или смартфон.
Напълно разбирам, че не можете да оставите клиент или шефа си да висят, като не отговаряте на имейл, но много пъти получаваме бюлетини или купони, върху които в крайна сметка кликваме, което ни води до сърфиране в уебсайт. За да останете продуктивни, трябва да ограничите времето, което отделяте за проверка на имейлите си.
Някои организации действително са инсталирали филтри на имейл програми. Това архивира всички входящи съобщения, за да могат да бъдат прочетени по-късно. Въпреки че забраната на имейлите е един от начините за решаване на този проблем, ограничаването на проверките на имейлите до определени часове може да бъде също толкова ефективно. Например можете да отделите двадесет минути, три пъти на ден, за да проверявате и отговаряте на имейлите си.
Ако се притеснявате от това, че тези известия надхвърлят любопитството ви твърде много, можете да изключите известията си както на вашия лаптоп, така и на смартфон.
2. Не автоматизирате акаунтите си в социалните медии.
Макар социалните медии да са един от най-добрите инструменти за разпространение на осведомеността за марката, мрежа, да бъдете в течение на последните новини в бранша и да наваксвате с приятели или семейство, това е още една огромна загуба на време. Всъщност прекарваме средно 118 минути на ден в социалните медии. Освен ако не сте мениджър на социални медии, няма нужда да прекарвам толкова много време в социалните медии.
брук валентин нетна стойност 2017
Както при имейлите си, планирайте определени часове през деня, за да разгледате и актуализирате социалните си канали, например по време на пътуването до работа и обратно. Можете също да използвате блокери като Cold Turkey и да изключите известията си. Бих препоръчал също така да използвате инструменти за управление на социални медии като Hootsuite, за да можете да планирате предварително всичките си актуализации в социалните медии от едно табло.
3. Обемисти списъци със задачи.
Независимо дали записвате списъците си със задачи в бележник или използвате инструмент като Evernote, списъците със задачи могат да бъдат истински спасител, тъй като намаляват стреса от опитите да запомните неща като среща или това, което вие трябва да вземете в магазина за хранителни стоки. Списъците със задачи също могат да ви помогнат да останете на път, като подчертаете най-важните задачи, които трябва да изпълните.
За да бъдат ефективни списъците със задачи и за да не ви претоварват, трябва да поддържате списъците си кратки, обикновено около три от най-важните ви елементи на ден. Трябва също да запишете списъците си тази вечер преди, за да се събудите сутрин и да започнете да се справяте със списъка си.
4. Многозадачност.
Многозадачността не работи. „Що се отнася до вниманието и производителността, мозъкът ни има ограничено количество“, казва д-р Гай Уинч, автор на Емоционална първа помощ: Практически стратегии за лечение на неуспехи, отхвърляне, вина и други ежедневни психологически наранявания .
„Това е като кръгова диаграма и каквото и да работим, ще заеме по-голямата част от тази пита. Не са останали много неща за други неща, с изключение на автоматично поведение като ходене или дъвка “.
Морийн Макфилми и Джефри Грос
Многозадачността губи производителността, защото когато превключвате напред-назад между задачите, вашето „внимание се отделя на акта на превключване на предавките“.
Правете едно по едно. След като изпълните една задача, можете да преминете към следващата.
5. Да си перфекционист.
Когато имате нереално високи стандарти, ще отделите повече време, отколкото би трябвало за дадена задача. Дори и след като е завършен, все още правите ревизии, за да го направите „перфектен“. В други случаи да си перфекционист може да те изхвърли, тъй като нещата не са се получили по твоя начин. Това означава, че може да се откажете от проект, по който вече сте започнали да работите.
Ето това е нещото. Съвършенството е невъзможна цел, която не само убива вашата производителност, но и вреди на вашето здраве.
Преодоляването на този манталитет е нелека задача. Но можете да започнете, като се съсредоточите върху работата си. Например първо вземете голите кости на проект. Винаги можете да се върнете и да го направите „перфектен“ по-късно.
Всъщност може да забележите, че не е толкова лошо, колкото си мислехте. Вие също трябва да приемете неуспеха. Това се случва на всички нас. Вместо да оставите това да ви поглъща, поучете се от грешките си, за да не ги повтаряте.
6. Излишни срещи.
Знаете ли, че само в САЩ има 25 милиона срещи дневно? Проблемът в това е, че ръководителите са признали, че тези срещи са неуспешни, което означава, че организациите губят време и пари с ненужни срещи.
Ако искате срещите да бъдат продуктивни, дръжте ги под 30 минути, задайте ясни очаквания, изпратете материали предварително, започнете и приключете навреме и останете фокусирани. Бих препоръчал също така да попитате дали наистина е необходима среща. В повечето случаи е достатъчен бърз имейл или телефонно обаждане.
7. Казване на „Да“.
Разбираемо е, че не искате да разочаровате другите, но не е възможно за вас да зарадвате всички. Правите си голяма лоша услуга, като казвате „да“ на всички, тъй като в крайна сметка се разпространявате твърде слаби.
Бъдете честни с другите и информирайте, че просто нямате време да водите среща, да пишете публикация в блог или каквото и да е друго, което те искат. След това можете да предложите да се върнете към тяхната заявка, когато имате наличност.
8. Отлагане на по-трудни задачи.
Всички имаме онези задачи, които или просто не искаме да изпълняваме, или ни се струват твърде предизвикателни. В крайна сметка изтласкваме тези задачи до друг път и вместо това работим върху тези по-лесни задачи. Това не променя факта, че тази задача изчезва. Вместо да оставите това да виси над главата ви, трябва просто да ухапете куршума и да го направите.
Избягването на този тип отлагане гарантира, че ще останете продуктивни всеки ден.
