Имате ли списък със задачи? Разбира се - повечето от нас го правят. Но какво ще кажете за списък със задължения? Оказва се, че това е поне толкова важно, според експертите по производителност.
Какво точно представлява списъкът със задължения? Това не е списък с лоши навици, които сте решени да нарушите, или негативно поведение, което искате да сте сигурни да избягвате. Това е списък със задачи, които бихте могли да помислите, че трябва да направите, или бихте искали да направите, или може да бъдете помолени да ги направите от някой друг. Но тъй като тези задачи не ви насочват към някоя от по-големите ви цели, не хранят душата ви и не са необходими за вас, много по-добре е да не ги правите. Те трябва или да бъдат отменени, или да ги делегирате на някой друг.
Най-успешните хора, които познавам, казват, че страхотната кариера възниква от това, на което казвате „не“. Има смисъл, тъй като времето и енергията са ограничен ресурс за всеки от нас и начина, по който избираме да похарчим този ценен ресурс, има голямо значение. Консултант по управление и изпълнителен треньор пише в Харвардски бизнес преглед :
След като приемете, че трябва да направите повече от времето, за да направите всичко това, това всъщност е освобождаваща концепция. Тази реализация ви принуждава да признаете, че има елементи с по-нисък приоритет, които вероятно никога няма да завършите. Изтрийте тези несъществени неща, поставете ги в списъка си със задачи и се ангажирайте да ги пуснете. Това ще ви попречи да губите ценно време, като непрекъснато преоценявате дали може да стигнете до тях, които биха могли да бъдат по-добре инвестирани в действителното завършване на вашата работа.
с какво си изкарва прехраната съпругът на натали моралес
Списък със задачи, които не трябва да се правят, ще ви донесе яснота и спокойствие, защото ще има по-малко срам и безпокойство за нещата, които смятате, че трябва да направите, или още по-лошо, са казали на някой друг, че ще го направите, но имате проблеми с това. Това също ще донесе по-голяма прозрачност и ще подобри отношенията ви с колегите и клиентите, защото вече няма да давате обещания, които не можете да спазите.
Може да ви звучи неинтуитивно - вече сте достатъчно заети, но отделете малко време, поне половин час, за създаване на вашия списък без задължения. Производителността, която печелите, си заслужава. Ето как да започнете:
1. Съберете общ списък с кандидати за вашия списък без задължения.
Ако проследявате как прекарвате времето си (което си заслужава да направите), прегледайте записите си, за да видите за какви задачи отделяте време всеки ден. Погледнете календара си и всички бележки, които може да имате, които ще хвърлят светлина върху това как точно прекарвате работното си време. Всичко, за което отделяте време, което не е пряко съобразено с вашите дългосрочни цели и визия за вас самите, определено трябва да бъде кандидат. Така би трябвало и предмети, които са били във вашия списък със задължения от дълго време и ви заяждат, но които тепърва трябва да постигнете. Нещата, които другите хора ви молят, трябва да попаднат в списъка с потенциални кандидати, освен ако не ви насочат към вашите собствени цели. И накрая, всяка задача, която кара сърцето ви да потъне само да се замислите, трябва да бъде кандидат за вашия списък без задължения.
2. Задайте си няколко въпроса.
След като получите потенциалните си кандидати за списъка със задачи, предизвикайте всеки от тях с няколко въпроса. Първо попитайте: „Тази задача ще ми помогне ли да постигна целите си и ще допринеса за визията ми за успех?“ Ако отговорът е отрицателен, последвайте, като попитате: „Ще претърпя ли аз или някой друг значими отрицателни последици, ако тази задача не бъде изпълнена?“ „Тази задача спешна ли е или важна?“ Ако отговорът на тези два последни въпроса също е отрицателен, тази задача трябва да влезе в списъка ви със задачи.
Ако нещо изглежда спешно или важно или би могло да има негативни последици, ако се отмени, запитайте се следното: „Трябва ли аз да съм този, който ще изпълни тази задача? Или бих могъл да го дам на някой друг, като го делегирам или изнеса на външни изпълнители? ' Ако има някакъв начин да дадете тази задача на някой друг, тя трябва да влезе във вашия списък без задължения.
3. Подгответе някои отговори.
Целият смисъл на списъка със задължения е да можете и бързо да откажете на задачи, които не отговарят на вашите дългосрочни цели и не трябва да се изпълняват от вас. Тъй като новите задачи се добавят към списъка ви със задачи, полезно е да сте готови с някои бързи отговори, в случай че някой (включително себе си) ви помоли да направите нещо, което не отговаря на вашата мисия.
Лайф треньор Блаж Кос предполага всъщност подготвяте шаблонния текст, който можете бързо да вземете и пуснете в имейл, ако искате учтиво да откажете заявка, че правите нещо. Може да искате да напишете скриптове, които можете да използвате лично или по телефона, и да измислите някои неща, които също трябва да сте готови да си кажете, когато една несъществена задача вдигне грозната си глава.
4. Повторете.
Докато сте поканени да се заемете с нови задачи или докато измисляте нови идеи, които искате да преследвате, тествайте всяка една от горепосочените въпроси. Отговаря ли на много строгите критерии, за да бъде включен във вашия списък със задължения, или принадлежи към вашия списък без задължения? Бъдете бдителни за защитата на собственото си време и енергия и използвайте вашия шаблон или скрипт, за да откажете задачите, ако е необходимо.
Преглеждайте периодично списъка си със задължения - поне веднъж на тримесечие, предлага Кос. Докато го разбирате, може да искате да добавите още елементи към списъка. Кой знае? Може би някой ден списъкът ви със задължения ще бъде по-дълъг от списъка ви със задачи.
