Терминът „системи за предложения на служители“ се отнася до редица усилия, които бизнесът полага, за да поиска и използва приноса на своите служители с надеждата да постигне икономия на разходи или да подобри качеството на продукта, ефективността на работното място, обслужването на клиентите или условията на работа. Тези усилия варират от просто поставяне на полета за предложения в общи области до прилагане на официални програми с комисии за преглед на идеи и награди за тези, които са приети. Генерираните идеи могат да варират от прости подобрения в качеството на професионалния живот, като поставяне на хладилник в кафенето, до по-големи рационализирани проблеми, които могат да спестят на компанията хиляди долари годишно, като превключване на всички мобилни телефони на продавачите от индивидуални договори към групов договор с продавач с отстъпка. „Програмите за предложения създават печеливша ситуация“, пише Кейт Уолтър Списание HR . „По-голямо участие и принос за служителите и подобрена ефективност и икономия на разходи за работодателите“.
„Компаниите, които създават ефективни системи за предложения, откриват, че служителите имат страхотни идеи, които могат да намалят разходите, да увеличат приходите, да подобрят ефективността или да произведат по-високо качество“, каза Чарлз Мартин, автор на Системи за предложения на служители: Повишаване на производителността и печалбите . „Служителите работят по-добре заедно като екип и често представят идеи като екип. И започват да мислят по-скоро като мениджъри, гледайки извън обхвата на собствената си работа.
Някои компании предполагат, че тъй като развиват отворени отношения между служителите и ръководството, идеите за подобрения ще се появят неофициално, без изрично подтикване. Но експертите отбелязват, че системите за официални предложения насърчават служителите наистина да мислят за работата си и да искат да участват в работата на компанията. Официалните системи за внушения позволяват на служителите да знаят, че техните идеи се оценяват. Такива системи дори могат да повишат мотивацията и да насърчат лоялността и работата в екип сред служителите. И тези предимства идват в допълнение към положителното въздействие на системите за предложения на служителите, които могат да окажат на дъното на компанията. „Не може да се отрече, че истинският експерт е човекът, който върши работата; следователно, това е най-доброто място, където да се търсят подобрения “, каза консултантът Томас Йенсен, президент на Центъра за развитие на системата за внушения, пред Сюзън Уелс, публикувано в Списание HR . „Милиони долари се спестяват чрез слушане на най-големия актив на компанията - нейния човешки ресурс.“ Уелс продължи да обсъжда проучване на Асоциация за включване на служители (EIA), което разкри спестявания от над 624 милиона долара през 2003 г. в 47 компании, в които 450 000 души са участвали в програми.
ЕЛЕМЕНТИ НА УСПЕШНА СИСТЕМА ЗА ПРЕДЛОЖЕНИЕ
„Целта на една успешна система за внушения е да използва резервоара от идеи и творческо мислене на всички служители за подобряване на работния процес и продуктите“, пише Робърт Ф. Бел IIE решения . „За да направите това, се изисква правилно разбиране от всички за процеса, управленска подкрепа на системата, насърчение и значими награди и структура, която да гарантира, че нищо не пропада през пукнатините.“ Елементите на една успешна система за предложения на служители могат да бъдат разделени на четири основни области: подкрепа за управление, структурата на програмата, видимост и промоция на програмата и признание и награди.
Подкрепа за управление
Първият елемент на успешната система за предложения на служители е да се демонстрира внасяне от висшето ръководство. Мениджърите трябва да покажат ентусиазъм и ангажираност към програмата, ако тя иска да генерира желаните резултати. Собственикът на малък бизнес може да започне, като сподели своята визия за компанията със служителите. Служителите, които разбират цялостната мисия на компанията, са по-склонни да представят ценни идеи, които ще помогнат на компанията да постигне целите си. Следващата стъпка може да бъде да се уверите, че линейните мениджъри поддържат системата за предложения и да не се чувстват застрашени от нея. Също така е важно мениджърите да повдигат темата често на срещи и да включват положителните резултати от предложенията на служителите в периодични доклади за напредъка. Мениджърите също трябва да бъдат насърчавани да подават сами предложения, въпреки че обикновено не трябва да бъдат възнаграждавани за идеи, които попадат в техните обичайни отговорности за стратегическо планиране.
Структура на програмата
Следващият елемент на успешната система за предложения на служители е структурата. Експертите препоръчват да се постави отговорност за разработването и изпълнението на програмата с един администратор. Този човек трябва да започне с избиране на комитет от служители - от всички части на организацията и представляващ различни демографски групи - за подпомагане на администрирането на различни фази. След това комитетът на администратора и служителите трябва да разработи ясни правила, които да насочват усилията на служителите при предоставяне на предложения. Програмите за предложения обикновено са по-успешни, когато служителите се насърчават да правят разумни предложения в рамките на параметрите на техния собствен трудов опит. „Истинската цел е да се генерират колкото се може повече идеи и с течение на времето да се подобри качеството на предложенията чрез обратна връзка и насърчение“, отбеляза Бел. Важно е да се разработи ясна декларация за политиката, която да обхваща всички аспекти на програмата за предложения и да се увери, че мениджърите и служителите я разбират. Ако служителите възприемат процеса като отворен и извън борда, това ще помогне да се премахнат всякакви подозрения относно начина, по който идеите се преглеждат и възнаграждават.
колко висок е Джеймс Харънс
Видимост на програмата
Друг важен елемент от успешните програми за предложения за служители е видимостта. В крайна сметка от служителите не може да се очаква да участват в програма, ако не са информирани за това. Експертите препоръчват стартирането на програми за предложения по изключително публичен начин, с съобщения, бюлетини, партита и др. Служителите трябва да излязат с идеята, че ръководството възнамерява да разгледа изцяло всички предложения и планове да действа своевременно по най-добрите. Самата система за внушения също трябва да бъде широко популяризирана и популяризирана. Примери за възможни системи включват познатото поле за предложения с писмени форми; старомодната дъска за обяви за публикуване на идеи и резултати; специална безплатна телефонна линия, която позволява на служителите да се обаждат в предложения; или по-сложни системи, базирани на електронна поща или публикации на специален уеб сайт. След като системата е въведена, е важно да се проследяват текущите промоционални дейности, за да се поддържа интересът на служителите.
Признание и награди
Друг жизненоважен елемент на успешните системи за предложения за служители е разпознаването на участниците и предоставянето на награди за добри идеи. Служителите са много по-склонни да участват в програма за предложения, ако представените от тях идеи получават бързи и обмислени отговори от ръководството. Експертите препоръчват да се определи график, в който да бъде потвърдено получаването на идея (варираща от 24 часа с електронни системи до една седмица с по-традиционни системи). След това служителите трябва да бъдат уведомени в рамките на 30 дни дали техните идеи ще бъдат приети или не. Дори в случаите, когато дадена идея не се използва, служителят, който я е представил, трябва да получи благодарност за участието си в програмата. Може да е полезно да осигурите малка, осезаема награда за служителите, които подават идея в системата за предложения за първи път, като тениска, химикал или чадър.
За да се осигури успехът на системата за предложения, също е важно да се публикуват използваните предложения и тяхното положително въздействие върху компанията. Един от начините да направите това може да бъде провеждането на годишна вечеря в чест на хората, които са направили предложения през годината. Много компании също така създават системи за възнаграждения за идеи на служителите, които водят до спестяване на разходи или подобрения на процесите. Например, някои компании разпределят част от всички спестявания, осигурени от системата за предложения на служители, като част от техните годишни програми за споделяне на печалба. Експертите признават, че може да бъде сложно да се разработи подходяща система за възнаграждение, която да признава ценни вноски на служителите, без да създава ревност и негодувание сред колегите служители. Някои предполагат, че тази задача може най-добре да бъде делегирана на консултативен комитет на служителите. Ключът е да се оценят идеите въз основа на фактори като иновации и изобретателност, както и парична стойност при определяне на награди.
ОБЩИТЕ ПРИЧИНИ СИСТЕМИТЕ ЗА ПРЕДЛОЖЕНИЕ НЕ УСПЕШНИ
„В някои компании служителите изпращат поток от полезни идеи до висшия мениджмънт. В други дъната на кутиите за предложения са покрити с прах “, пише сътрудник на Изпълнителна жена . 'Каква е разликата? Не качеството на служителите, а качеството на лидерството, което получават. “ Има редица причини системите за внушения да не успеят да генерират положителен отговор сред служителите. В статията си за IIE решения , Бел очерта няколко често срещани проблема, които компаниите изпитват при внедряването и администрирането на системи за предложения.
Например служителите може да се чувстват неохотно да предлагат предложения, ако вярват, че ръководството не се интересува истински от техните идеи. Ако компанията отправя само хладка покана за предложения или създава атмосфера, която може да се възприеме като плашеща, тогава предложенията на служителите е малко вероятно да се появят. Вероятно компанията би имала подобни проблеми при извличането на предложения, ако ръководството не е ясно кой е поканен да участва в програмата или е поставил твърде много строги правила за участие.
Други често срещани проблеми със системите за предложения на служители включват реакция на ръководството на предложенията. Служителите е малко вероятно да участват в програмата, ако имат бавен отговор или липса на отговор на техните предложения. Системата за предложения също ще се провали, ако няма ясно обяснение за приемането или отхвърлянето на предложения, или ако служителите възприемат, че ръководството прави предубедени преценки за това кои предложения да одобри. И накрая, системите за внушения са склонни да създават проблеми на организацията, когато наградите, предлагани за добри идеи, са непоследователни или непредсказуеми.
БИБЛИОГРАФИЯ
Бел, Робърт Ф. „Изграждане на ефективна система за внушения“. IIE решения . Февруари 1997г.
Chanesky, Wayne S. „Синдром на кутията за предложения“. Модерен магазин за машини . Февруари 2006 г.
Демпси, Мери. „Сила на внушенията“. Бизнесът на Крейн в Детройт . 6 март 1995 г.
Мартин, Чарлз. Системи за предложения на служители: Повишаване на производителността и печалбите . Crisp Publications, 1997.
„Връщане на полето за предложения.“ Седмица на индустрията . 19 януари 1998 г.
Джъстин Биг главен стригач нетна стойност
„Шест начина да получите чудесни идеи от служителите“. Изпълнителна жена . Март-април 1996г.
Улфелдер, Стив. „Отвъд полето за предложения: Как мениджърите в компаниите от най-добрите места насърчават свободния поток от идеи, предложения и иновации.“ Компютърен свят . 27 юни 2005 г.
Уолтър, Кейт. „Идеите на служителите правят пари.“ Списание HR . Април 1996 г.
Уелс, Сюзън Дж. „От идеи до резултати“. Списание HR . Февруари 2005 г.
