ГРАФИКИ НА ПОТОКА

Блок-схема или диаграма на потока е графично представяне на процес или система, която подробно описва последователността на стъпките, необходими за създаване на изход. Типична блок-схема използва набор от основни символи за представяне на различни функции и показва последователността и взаимовръзката на функциите с линии и стрелки. Блок-схемите могат да се използват за документиране на практически всякакъв вид бизнес система, от движението на материали през машини в производствена операция до потока на информация, подадена от кандидата, през процеса на наемане в отдел за човешки ресурси.

Всяка блок-схема се отнася до един конкретен процес или система. Той започва с въвеждането на данни или материали в системата и проследява всички процедури, необходими за преобразуване на входа в крайната му изходна форма. Специализираните символи на диаграмата показват процесите, които се извършват, действията, които се извършват във всяка стъпка, и връзката между различните стъпки. Диаграмите на потока могат да включват различни нива на детайлност, ако е необходимо, от преглед на високо ниво на цяла система до подробна диаграма на еднокомпонентния процес в по-голяма система. Във всеки случай, блок-схемата показва цялостната структура на процеса или системата, проследява потока от информация и работата през нея и подчертава ключови точки за обработка и вземане на решения.

Диаграмите са важен инструмент за подобряване на процесите. Предоставяйки графично представяне, те помагат на проектните екипи да идентифицират различните елементи на процеса и да разберат взаимовръзките между различните стъпки. Диаграми на потока могат също да се използват за събиране на информация и данни за даден процес като помощ за вземане на решения или оценка на изпълнението. Например собственикът на малка рекламна агенция, който се надява да намали времето, свързано със създаването на печатна реклама, може да бъде в състояние да използва блок-схема на процеса, за да идентифицира и премахне ненужните стъпки. Въпреки че блок-схемите са относително стари инструменти за проектиране, те остават популярни сред компютърните програмисти, работещи върху системен анализ и дизайн. През последните години бяха разработени много софтуерни програми за подпомагане на деловите хора при създаването на диаграми.

КОНСТРУИРАНЕ НА ДИАГРАМИ ЗА ПОТОКА

Диаграмите на потока обикновено използват специализирани символи. Някои от основните символи, които се използват за изграждане на блок-схеми, включват:

Правоъгълник с кръгли ръбове, който представя начални и крайни дейности, които понякога се наричат терминални дейности.
Правоъгълник, който представлява дейност или стъпка. Всяка стъпка или дейност в рамките на даден процес се обозначава с един правоъгълник, който е известен като символ на дейност или процес.
Диамант, който означава точка за решение. Въпросът, на който трябва да се отговори, или решението, което трябва да се вземе, е написан вътре в диаманта, който е известен като символ за решение. Отговорът определя пътя, който ще бъде предприет като следваща стъпка.
Линиите на потока показват прогресията или прехода от една стъпка към друга.

Изграждането на блок-схема включва следните основни стъпки: 1) Определете процеса и идентифицирайте обхвата на диаграмата; 2) Определете членовете на екипа на проекта, които трябва да участват в изграждането на диаграмата на процеса; 3) Определете различните стъпки, участващи в процеса, и взаимовръзките между различните стъпки (всички членове на екипа трябва да помогнат за разработването и съгласуването на различните стъпки за процеса); 4) Финализиране на диаграмата, включваща други заинтересовани лица при необходимост и извършване на необходимите промени; и 5) Използвайте диаграмата на потока и непрекъснато я актуализирайте, ако е необходимо.