Малко хора могат да кажат, че никога не позволяват на входящата си поща да излезе извън контрол. Дори да сте по-скоро входяща поща нула Поклонник, има доста голям шанс да се окажете с наводнена пощенска кутия, когато се върнете от ваканция или трябва да слезете по проекта за няколко дни.
Най-просто казано, оставяйки имейли, където кацат, губи време. Вие губете 27 минути всеки ден препрочитане на имейли, които изнемогват във входящата ви поща, защото няма как да не прочетете това, което виждат очите ви.
kandi burruss дата на раждане
Пълната входяща поща също създава повече разсейване. Проучванията показват, че е необходимо 23 минути за връщане към първоначалната ви задача, след като бъде прекъсната. Плюс това, пълните пощенски кутии създават визуална бъркотия, която изчерпва когнитивната ви енергия.
За да изчистите входящата си поща, можете да се стремите да прегледате всеки имейл поотделно. И все пак ще отнеме часове, ако отделите по една минута за всеки имейл. Алтернативата е също толкова рискована - можете да преместите всички имейли в една папка за всички, или да ги изтриете и рискувате да пропуснете важна бележка.
Чрез моята треньорска и обучителна работа обаче идентифицирах шест търсения, които идентифицират имейли, за които е много по-малко вероятно да изискват индивидуална обработка. Използвайки тези търсения, можете да преместите стотици - ако не и хиляди - имейли от вашата пощенска кутия в рамките на минути, оставяйки тези, които най-вероятно ще изискват индивидуален преглед.
Преди да можете да се възползвате от тези шест търсения, трябва да създадете две имейл папки. Първо създайте „Архив“ в Outlook или „Цялата поща“ в Gmail и след това създайте „Четения“, без значение коя услуга за електронна поща използвате. След като направите това, ето шест търсения, които можете да използвате, за да идентифицирате имейли, които е малко вероятно да гарантират индивидуална обработка.
1. Преместете всички имейли, по-стари от 7 дни, в Архив / Цялата поща
ДА СЕ 2018 проучване от 1200 потребители установиха, че само 13% от клиентите и по-малко от 1% от колегите очакват отговор на имейл след 2 дни. Малък е шансът изпращачът на едноседмичен имейл все още да очаква отговор. За да премахнете повече имейли, променете това на пет или дори три дни.
дата на раждане на бранди максиел
Изолирайте тези имейли, като използвате тези последователности за търсене и след това ги преместете в Архив / Цялата поща:
- Gmail: в: входяща по-стара_от: 7г
- Outlook: получено:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Преместете всички имейли, върху които сте копирани и които са по-стари от 3 дни, в Архив / Цялата поща
Когато сте cc'ed на имейли, има по-малък шанс да се наложи да отговорите, ако още не сте го направили. Намерете тези имейли, като използвате следните последователности на търсене и след това ги преместете в Архив / Цялата поща.
- Gmail: cc: аз по-възрастни_от: 3d
- Outlook: cc: вашият имейл, получен:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Преместете имейли, в които няма вашето име и са по-стари от 3 дни, в Архив / Цялата поща
Имейлите, които не включват вашето име, са по-малко склонни да изискват вашия отговор. Някои имейли (например, адресирани до екип или започнати с „Здравейте всички“) може да изискват вашия отговор, но чрез свързване на критерия за липсващо име с критерий на 3 дни, можете да намалите риска от пропускане на нещо важно.
- Gmail: -matt old_than: 3d
- Outlook: НЕ е получено матово:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Преместете всички имейли за бюлетини и пощенски списъци в папката си Readings
Не е нужно да четете бюлетин. Преместете ги в папката си Readings и настройте правила / филтри, за да ги насочвате автоматично там в бъдеще.
Няма идеален начин да намерите тези имейли, но можете да използвате това и следващото търсене, за да получите повечето от тях:
пол теутул младши нетна стойност 2015 г
- Gmail: в: етикет на входящата поща: ^ unsub
- Outlook: отписване ИЛИ „отказване“
5. Преместете останалите имейли в пощенския списък в Readings, като потърсите често срещани термини в пощенския списък
След като използвате предишното търсене, потърсете следните термини в Gmail и Outlook, за да намерите всякакви отстъпници: „политика за поверителност“ или 'Правила и условия' или 'предпочитания' или „преглед в браузър“ или 'преглед като уеб страница.'
6. Изтрийте известията за отговори на покани в календара
Въпреки че имейлите, които ви уведомяват, че някой може да присъства на предстояща среща, могат да бъдат полезни в момента, не е необходимо да разрешавате на тези имейли да запушват входящата ви поща, когато можете да преглеждате отговорите на хората за всяка среща в самата покана.
Продължете и изолирайте тези имейли и след това ги изтрийте:
- Gmail: от: calendar-notification@google.com
- Outlook: „Тихоокеанско време“ (заменете с вашата часова зона). За съжаление няма супер лесен начин за изолиране на тези имейли в Outlook.
Тези търсения могат да архивират няколко имейла, които желаете да останат във входящата ви поща, но ползите далеч надхвърлят риска. Освен това можете да намерите тези имейли в папките си толкова лесно, колкото и във входящата си поща.
