Само изгарянето на приложението ви за електронна поща кара раменете ви да се вдигнат. И вълнението за тази предстояща ваканция е помрачено от мисълта да бъдете посрещнати вкъщи от хиляди имейли без отговор.
Ако четенето и отговорите на имейли ви оставят изтощени и потиснати, е време да го направите вземете пощенската си кутия под контрол .
Това не работи
Ако сте като повечето хора, щракнете върху конкретни съобщения, за да видите какво се случва. Понякога отговаряте. Понякога маркирате нещо като прочетено. Други съобщения, които прочетете след това, се затварят, евентуално „звезда“, с намерението да се върнат при тях по-късно.
Това не работи, защото почти никога не се връщате при тях. Междувременно пристигат нови имейли, които тласкат по-старите по-дълбоко в списъка ... и по-далеч от вашето съзнание.
Тъй като входящата ви поща се затрупва и се задръства, така става и с ума ви. И всички тези необслужвани имейли ти забиват гърба на ума като Дамоклов меч.
Нищо чудно, че не можете да се съсредоточите. Нищо чудно, че съобщенията попадат през пукнатините. Нищо чудно, че сте стресирани.
Променете начина, по който мислите за входящата си поща
Две прости промени в парадигмата могат да окажат тектонично въздействие върху входящата ви поща:
Paradigm Shift # 1: Имейлът не трябва да остава във входящата ви поща.
Мислете за входящата си кутия като за кухненския плот, а за входящата кутия, пълна с нови съобщения, като голяма торба с хранителни стоки. Не би оставил тези хранителни стоки на плота, нали?
Не, бихте сложили нетрайните продукти в хладилника, консервите в шкафа, захарта и брашното в килера. Разбрахте идеята.
И така, защо оставяте всички тези имейли във входящата си поща? Махни ги!
Смяна на парадигмата # 2. По-добре е да търсите, отколкото да сортирате.
Някога трябваше да сортирате всеки имейл в някаква сложна структура на папките. Но тези дни отдавна са минали.
Най-добрият начин да „приберете“ имейла в наши дни е, веднага щом се справите с него, да го архивирате.
какво е истинското име на Джей Тауърс
Не се притеснявайте, съобщението не е изчезнало. Можете да го намерите, когато пожелаете, като използвате функцията за търсене на приложението за електронна поща.
Сложете тези промени на парадигмата да работят
Как прилагате тези основополагащи парадигми? Обичам да взема назаем рамка, която моят приятел Ари Мейзел описва в книгата си, По-малко правене, повече живот .
Всеки път, когато седите да проверявате имейлите си, трябва да направите нещо по всеки имейл.
Като странична бележка изключете известията си по имейл и не проверявайте за нови имейли на всеки пет минути. Блокирайте, да речем 30 минути наведнъж и проверявайте имейла само 2-3 пъти на ден.
Сега, когато разглеждате нов имейл, направете веднага едно от следните:
Справете се с него
Ако това ще отнеме само 1-3 минути, продължете и отговорете на имейла. След това го архивирайте.
Изтрий го
Ако не предприемете никакви действия по имейла, отървете се от него, като го архивирате. Всъщност вие „изтривате“ имейла от входящата си поща, но пак ще можете да го намерите по-късно, ако се наложи.
Отложи го
Сега, ако трябва да отговорите на имейл, но не можете да го направите точно в този момент, тогава можете да го отложите по един от няколко начина:
- Преместете го в папка със задачи
- Добавете имейла към Gmail Tasks (или подобна функция във вашето имейл приложение)
- Изпратете го по имейл до вашия акаунт в Asana, за да го превърнете в задача
- Използвайте безплатен плъгин Boomerang, за да ви изпрати имейла на бъдеща дата
Следвайки горните стъпки, имейлите ви ще спрат да се натрупват във входящата ви поща.
Къде да отида от тук
Отсега нататък действайте на всеки имейл, за да го премахнете от входящата си поща: Справете се с него, Изтрийте (архивирайте) или Отложете. Каквото и да правите с новите си имейли, не им позволявайте да седят във входящата ви поща!
А какво ще кажете за изоставането на имейли във входящата ви поща?
Изберете праг или период, когато имейлите на определена възраст вече не са важни. Например вземете всички имейли, по-стари от шест седмици (или какъвто и да е праг, който сте избрали), маркирайте ги като прочетени и ги архивирайте.
За останалите имейли ги приберете веднъж завинаги.
Това може да отнеме няколко часа, но преди да се усетите, сте постигнали Inbox Zero.
Вашата пощенска кутия - както и умът ви - са претрупани. Вече можете да дишате спокойно и да се насладите отново на имейла.
