Ако отидете в бизнес училище, за да вземете MBA, най-вероятно ще научите за концепция, известна като „обхват на контрола“. Накратко, обхватът на контрола означава колко служители може да има пряко отчитане от всеки един мениджър.
Въз основа на многобройни академични изследвания, които са изследвали тази тема, оптималният брой директни доклади за всеки мениджър трябва да бъде щастливото число седем, плюс или минус няколко.
Но когато става въпрос за проектиране на вашата организация , може да искате да коригирате това число въз основа на няколко различни променливи. Може би вашият обхват на контрол трябва да бъде по-малък или може би по-висок. Знаем например, че мениджърите в „по-плоските“ организации са склонни да имат по-директни отчети в сравнение с тези, които работят в по-йерархични управленски структури. Тези по-плоски организации обикновено са по-малко формални и имат по-добър информационен поток. По-йерархичните организации с по-нисък обхват на контрол са по-официални. С други думи, когато става въпрос за отговор на въпроса колко директни отчети трябва да имат вашите мениджъри, отговорът е: зависи, но това е важен елемент от организационния дизайн и култура, така че не можете просто да предположите, че това ще се получи .
Нека обясня.
колко висок е стив бъртън
1. Сложност на работата
Първата променлива при оценката на обхвата на контрол във вашата организация е да се установи нивото на сложност на извършваната работа. Ако управлявате кол център, който използва сравнително стандартни процедури за всеки служител, например, тогава може би един мениджър може да има до двадесет или дори тридесет души, които да му докладват директно. Но вие управлявате професионална консултантска фирма, където сложността на работата се променя от проекта, мениджърите може да са по-ефективни с по-малък обхват на контрол, за да гарантират, че служителите получават вниманието и ресурсите, необходими за свършване на работата.
две. Умения и опит на служителите
От другата страна на уравнението също ще трябва да вземете предвид нивото на умения и опита на вашите служители. Дори и най-добрите мениджъри могат да се справят с обучението на толкова много нови хора на работа. Ако хората в нашия пример за кол център са наети наскоро и имат опит от по-малко от няколко седмици, тогава може да се нуждаете от много по-нисък обхват на контрол, тъй като тези нови работници са обучени на работа. Но ако повечето от служителите в кол центъра са работили там в продължение на две до три години, много от които, които дори са написали процедурите, които всеки използва, тогава ще се измъкнете с много по-голям обхват на контрол.
3. Допустим процент на грешки
Намирането на точния обхват на контрол също зависи от естеството на свършената работа, особено от допустимия процент грешки. Това означава, че колкото по-точна трябва да бъде работата, толкова по-малко преки отчети трябва да има мениджърът. Например, ако управлявате непринуден ресторант в семеен стил, може да успеете да се измъкнете с по-голям обхват на контрол, защото клиентите ще понасят грешките доста лесно. Или, в най-лошия случай, може да се наложи да приготвяте храна от време на време поради грешка в сървъра. Но ако управлявате тризвезден ресторант на Michelin, вашите клиенти няма да търпят нищо друго освен елитно обслужване - или рискувате да загубите рейтинга си. Всичко, от поставянето на сребърните прибори и салфетките до наливането на виното, трябва да бъде точно. В такъв случай като този вашият обхват на контрол трябва да бъде много по-тесен.
Четири. Управленски опит
Друг ключов фактор при оценяването на обхвата на контрол за вашата организация е оценката на уменията и нивото на опит на вашите лидери. Например един изключително опитен изпълнителен директор може да бъде в състояние ефективно да управлява тринадесет до петнадесет VPS и директори. Това е така, защото изпълнителният директор има толкова дълбок опит в работата в различни роли в бизнеса, че той или тя може да остане ефективен, дори ако обхватът им на контрол е почти два пъти по-голям от номера на книгата. Ако сте повишили доста нов лидер в ролята на главен изпълнителен директор, от друга страна, може да искате да ограничите обхвата им на контрол през първите няколко години.
5. Динамична среда
Последният елемент при определянето на идеалното съотношение на преките отчети към мениджърите е да се оцени колко динамична е работата или пазарната среда. Като грубо правило, колкото по-динамични са нещата, толкова по-тесен трябва да бъде обхватът на контрола. Например, ако работите в технологичната индустрия, където нови продукти излизат ежемесечно или дори седмично, рискувате да претоварите своите мениджъри, като твърде много хора се отчитат пред тях. Вярно е обратното, разбира се, ако работите в много предвидима и стабилна среда.
6. Използване на технология
на колко години е малайзийският скобар
Широко разпространената наличност на технологията позволи на мениджърите да увеличат обхвата си на контрол, тъй като инструментите позволяват повече информационен поток. Няма нужда от редовни срещи за актуализиране, с които използвате инструмент за разгръщане на стратегии като Khorus за да поддържате всеки проект актуализиран. Това включва разширяване до отдалечени служители, които мениджърът рядко може да види лице в лице. Така че фирмите с висока технология могат да работят с по-голям обхват на контрол.
Така че, когато става въпрос за проектиране на вашата организация и вземане на решение за оптималния обхват на контрол, можете да започнете с книгата номер седем. Но по-обмислен подход ще бъде да модифицирате това число въз основа на тези пет променливи, за да видите какво всъщност е вашето магическо число.
