Освен бизнес плановете, резюметата са най-важните от всички бизнес документи. Справедливо е да се каже, че почти всяко голямо решение във всяка компания от всякакъв размер включваше резюме по време на процеса на вземане на решения.
За съжаление, много хора погрешно вярват, че резюмето е резюме на документа, като „Бележки по скалите“. Не, не.
Целта на резюмето е да препоръча решение, а не да предоставя информация. По-дългият документ предоставя подробно доказателство за тази препоръка.
Свободно базиран на разговори, които съм водил с гуру за предложения Том Сант , ето как да напишете резюме, което ще убеди изпълнителен директор (или изпълнителен екип) да вземе решение:
1. Опишете проблем, нужда или цел.
Под думите „РЕЗЮМЕ“ обяснете с едно или две изречения (най-много) защо е необходимо решение. Бъдете конкретни и включете количествено измерими измервания, ако е възможно.
Грешно:
Този документ описва подробно решението XYZ. Ето резюме на съдържанието му ...
Вдясно:
Изпитваме 10 милиона долара недостиг на годишни приходи поради прекъсвания на телекомуникационната мрежа.
2. Опишете желания резултат.
В едно или две изречения (най-много) опишете какво ще бъде различно, ако проблемът бъде решен, потребността е изпълнена или целта е постигната. Не предоставяйте никакви подробности за решението.
Грешно:
В глава 1 описваме множеството кондензатори за аналогов поток, отговарящи на стандартите ...
Вдясно:
Според нашите оценки (вж. Раздел 1), намаляването или премахването на тези прекъсвания ще увеличи рентабилността ни с цели 20%.
3. Опишете предложеното решение.
Под думата „ПРЕДЛОЖЕНИЕ“ опишете в поредица от кратки параграфи елемента на вашето решение на проблема (както в стъпка 1), който ще създаде желания резултат (както в стъпка 2).
Във всеки параграф се обърнете към разделите в по-големия документ, където тази част от вашето решение е описана подробно. Направете всеки абзац свеж и четлив. Избягвайте жаргон, biz-blab и ненужни абстракции. Ако е възможно, подредете абзаците в поетапен план.
Грешно:
Използването на нашата съществуваща инфраструктура ще капитализира минали инвестиции в технологии, като същевременно оптимизира изискванията за преквалификация. Подобрената надеждност ще доведе до експлозия на критичната ни производителност, като по този начин ще създаде монетизирана конкурентна предимство.
Вдясно:
За да се справим с горния проблем, предлагаме следното:
1. Закупете и инсталирайте пилотна система. Това ще ни позволи да тестваме новия софтуер, без да застрашаваме ежедневните си операции. Изискванията за тази пилотна система са описани в раздел 4.
[още стъпки]
4. Обяснете как ще преодолеете рисковете.
Всяко бизнес решение, което не е безпроблемно, включва някакво ниво на риск. Следователно под заглавието „РИСКОВЕ“ опишете накратко тези рискове и как предлагате да ги преодолеете (или защо те всъщност не представляват риск).
За пореден път дръжте тези абзаци плътно. Използвайте обикновен език. Както при предишната стъпка, обвържете всеки параграф със съответния раздел на по-дългия документ.
Грешно:
Предложеното решение е агностично на доставчика и се интегрира в множество системни архитектури чрез използването на персонализирани скриптове, готови за изпълнение ...
Вдясно:
За да преобразуваме целия отдел за обслужване на клиенти, ще трябва да преквалифицираме нашия обслужващ персонал, което може да намали времето за реакция на отдела. Планираме обаче да намалим тази възможност, като напишем персонализирано ръководство за обучение.
5. Поискайте решението, което искате да вземете.
Под заглавието „ПРЕПОРЪКА“ опишете с възможно най-малко думи решението, което искате да бъде взето от изпълнителната власт. Бъдете конкретни.
Ако решението включва пари, включете сумата. Ако има причини, поради които решението трябва да бъде взето до определено време, излезте на повърхността.
Грешно:
Постоянната ни загриженост относно прекъсванията на телефонната система продължава да оказва влияние върху нашата компания и следователно трябва да бъде разгледана по бърз начин.
Вдясно:
За да завършим този проект до края на текущата фискална година, без да нарушаваме текущите ни операции, трябва да одобрите увеличение от 2 милиона долара в ИТ бюджета за следващото тримесечие.
Примерни резюмета
По-долу са описани двете обобщени резюмета, както всъщност биха се появили. За да не мислите, че първият пример е изкуствено непрозрачен, уверявам ви, че аз лично съм виждал по-лошо. Далеч по-лошо.
Грешно:
РЕЗЮМЕ
Този документ описва подробно решението XYZ. Ето резюме на съдържанието му:
В глава 1 описваме множеството кондензатори за аналогов поток, отговарящи на стандартите ...
[още резюмета на глави]
Използването на нашата съществуваща инфраструктура ще капитализира минали инвестиции в технологии, като същевременно оптимизира изискванията за преквалификация. Подобрената надеждност ще доведе до експлозия на критичната ни производителност, като по този начин ще създаде монетизирана конкурентна сила. Предложеното решение е агностично на доставчика и се интегрира в множество системни архитектури чрез използването на персонализирани скриптове, готови за изпълнение.
Постоянната ни загриженост относно прекъсванията на телефонната система продължава да оказва влияние върху нашата компания и следователно трябва да бъде разгледана по бърз начин.
Вдясно:
РЕЗЮМЕ
Изпитваме 10 милиона долара недостиг на годишни приходи поради прекъсвания на телекомуникационната мрежа.
Според нашите оценки (вж. Раздел 1), намаляването или премахването на тези прекъсвания ще увеличи рентабилността ни с цели 20%.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ
За да се справим с горния проблем, предлагаме следното:
- Закупете и инсталирайте пилотна система. Това ще ни позволи да тестваме новия софтуер, без да застрашаваме ежедневните си операции. Изискванията за тази пилотна система са описани в раздел 4.
[още стъпки]
РИСКОВЕ
- Възможност за по-ниско време за реакция . В етап 3 от горния план ще трябва да преквалифицираме нашия обслужващ персонал, което временно може да намали средното време за реакция на отдела. Планираме обаче да намалим тази възможност, като напишем персонализирано ръководство за обучение.
[повече рискове]
ПРЕПОРЪКА
Шейн Муни Пол Муни син
За да завършим този проект до края на текущата фискална година, без да нарушаваме текущите ни операции, трябва да одобрите увеличение от 2 милиона долара в ИТ бюджета за следващото тримесечие.
Сериозно, кое от тези две резюмета смятате, че ще доведе до най-доброто решение?
