Имейлите са най-често срещаният документ в света на бизнеса. За съжаление, много имейли са толкова зле написани, че получателите трябва да се борят, за да разберат защо четат имейла и какво трябва да направят по въпроса.
Забележка: за да усъвършенствате уменията си за електронна поща, регистрирайте се за моя безплатен седмичен бюлетин.
тами ривера дата на раждане
Ето един надежден метод за писане на имейли, които да свършат работата.
1. Имайте предвид конкретно решение.
Целта на имейла е винаги за да накарате получателя (ите) да вземе някакво решение. В противен случай защо да си правим труда да го напиша?
Затова, преди да напишете каквото и да било, запитайте се: точно какво решение искам да вземе получателят?
Както при всички бизнес писания, неяснотата е противоположна на полезната. Колкото по-ясна е целта, толкова по-убедителна ще бъде вашата електронна поща.
2. Започнете, като напишете заключението си.
Вашето заключение е изложение на решението, което искате да вземе получателят, въз основа на съдържанието на вашия имейл.
В училище те вероятно са те научили да започваш с въведение и да завършваш със заключение. Неправилно.
Никой в света на бизнеса няма време да се лута през развитието на една идея. Ако не им кажете веднага причината за имейла, има вероятност те просто да продължат напред.
Така че започвате със заключението си. Да предположим например, че целта ви е да накарате шефа си да одобри вътрешна фитнес зала.
ГРЕШНО:
Джим,
Както знаете, отсъствията от работа на служители обикновено се признават като продължаващ проблем със силно финансово въздействие, както в нашата компания, така и в други компании в нашата индустрия. [yada, yada, yada] Следователно трябва да помислим за разпределяне на пари за инсталирането на фитнес зала в централата ни.
НАДЯСНО:
Джим,
Искам да одобрите инсталирането на вътрешна фитнес зала.
3. Структурирайте подкрепящия си аргумент в „смилаеми парчета“.
След като заявите заключението си, изложете аргументите, които подкрепят вашето заключение (т.е. решението, което искате да вземете). За да направите аргументите си „смилаеми“, разбийте ги на малки „парчета“ и представете всяка точка с подобен формат и структура на изреченията.
ГРЕШНО:
Според наскоро публикуван правителствен доклад груповата физическа подготовка е изключително важна, въпреки че много малко компании всъщност демонстрират ангажимент към нея! Много фирми определят физическата годност като подценен конкурентни активи, но нямат план за подобрение в тази област, въпреки че физическата годност е силно свързана с корпоративния и индивидуалния икономически и личен успех. Смятам, че ако не обърнем внимание на въпроса за физическата подготовка, тъй като той повишава производителността на работното място, ще останем назад.
НАДЯСНО:
Вътрешната фитнес зала:
- Намаляване на отсъствията от работа.
- Увеличете общата производителност.
4. Подкрепете всеки аргумент с доказателства.
Казано е, че всеки има две неща: сфинктер и мнение. Освен ако не предоставите факти, които подкрепят вашите аргументи, вашата електронна поща се превръща в един гигант, мнение и следователно, в очите на получателя, вероятно ще изглеждате като един, гигант ... е ..., разбирате идеята .
ГРЕШНО:
Вътрешната фитнес зала ще намали отсъствията от работа, тъй като тогава хората ще искат да идват на работа, вместо да останат вкъщи и няма да се разболяват толкова много.
НАДЯСНО:
- Намаляване на отсъствията от работа. Според проучване на Националния здравен институт сред 1000 фирми, компаниите със собствени фитнес зали изпитват 20% по-малко отсъствия от тези, които нямат такива съоръжения.
5. Повторете заключението си като „призив за действие“.
В края на имейла повторете заключението по начин, който предоставя на получателя следващата стъпка, която получателят трябва да предприеме, като приемем, че получателят сега е съгласен с вашето заключение, въз основа на силата на вашите аргументи и доказателства. Дръжте го просто и конкретно.
ГРЕШНО:
Вашата подкрепа за този проект ще бъде много благодарна.
НАДЯСНО:
Ако отговорите на това имейл с вашето одобрение, ще започна процеса.
каква е нетната стойност на двойки Фред
6. Залепете предимство в темата.
Вашата тема (известна още като „заглавие“) е най-важната част от имейл, поради което го пишете последно, след като сте записали както своето заключение, така и аргументите и доказателствата, които подкрепят това заключение.
В идеалния случай темата трябва да изпълнява две важни задачи: 1) да заинтересува получателя достатъчно, така че електронната поща да се отвори и прочете, и 2) да означава заключението, което искате от получателя да приеме.
В повечето случаи най-добрият начин за изпълнение на двете задачи е капсулирането на обезщетение (или обезщетения), което ще бъде резултат от решението, което искате да получи получателят.
ГРЕШНО:
Относно: Въздействието върху здравето на вътрешните програми за фитнес на служителите
НАДЯСНО:
Тема: Как можем да намалим отсъствията от работа
За да го приключите, ето двата имейла:
ГРЕШНО:
До: Jim@Acme.com
Относно: Въздействието върху здравето на вътрешните програми за фитнес на служителите
Джим,
Както знаете, отсъствията от работа на служители обикновено се признават като продължаващ проблем със силно финансово въздействие, както в нашата компания, така и в други компании в нашата индустрия. Вътрешната фитнес зала ще намали отсъствията от работа, тъй като тогава хората ще искат да идват на работа, вместо да останат вкъщи и няма да се разболяват толкова много. Ето защо трябва да помислим за отпускане на пари за инсталиране на фитнес зала в централата ни. Вашата подкрепа за този проект ще бъде много благодарна.
Джил
НАДЯСНО:
До: Jim@Acme.com
Тема: Как можем да намалим отсъствията от работа
Джим,
Искам да одобрите инсталирането на вътрешна фитнес зала. Това ще:
- Намаляване на отсъствията от работа. Според проучване на Националния здравен институт сред 1000 фирми, компаниите със собствени фитнес зали изпитват 20% по-малко отсъствия от тези, които нямат такива съоръжения.
- Увеличете производителността. Имаме 50% повече отсъствия от другите фирми в нашата индустрия, така че намаляването на този брой с 20% автоматично ще увеличи производителността ни с 10%.
Ако отговорите на това имейл с вашето одобрение, ще започна процеса.
Джил
Сериозно, кой от двата имейла смятате, че е по-вероятно да придвижите програмата си напред?
Харесва ли тази публикация? Ако е така, регистрирайте се за безплатен бюлетин за източника на продажби .
