Джеф Безос наскоро забрани на PowerPoint от срещи в Amazon, настоявайки, че срещите вместо това започват с присъстващите, които мълчаливо четат хартиен документ, съдържащ информацията, необходима за обсъждане на проблема.
Това не е изненадващо, като се има предвид значителни научни изследвания, че използването на PowerPoint намалява организационната интелигентност. Замяната на PowerPoint с „кратки документи“ (както направи Безос) не е просто добра наука; това е и невероятно умен финансов ход поради следните три причини:
- Спестява време. PowerPoint комуникира със скоростта, с която водещият говори; брифинг документ комуникира със скоростта, която аудиторията чете. Презентация, която ще отнеме един час (без прекъсвания или дискусии), се съкращава само до пет минути.
- Спестява време. Тъй като кратък документ предоставя важната информация в началото на срещата, всички са буквално „на една и съща страница“ и дискусията е по-кратка и по-конкретна. Освен това, тъй като презентацията се нуждае от водещ, такъв трябва да присъстваха на срещата, за да получат информацията. С кратък документ хората, които се нуждаят само от информацията (но не е необходимо да участват), могат просто да прочетат документа и да пропуснат срещата.
- Спестява време. Информационен документ елиминира трите най-лоши загуби на време в PowerPoint: а) Презентации „Те не могат да закачат това желе към стената“, б) „Не се подготвих-значи -използване на презентации my-standard-slide-deck '; и, най-лошото от всичко, в) „За-любовта-към-бога-ще-моля-стигнете-до-проклета точка? ' презентации.
Споменах ли, че спестява време? Добре, защото, както вече посочих, средният изпълнителен директор прекарва около 50% от времето си в срещи (една трета от които са напълно безполезни). Това е огромен изтичане на производителност, над и извън скандалната способност на PowerPoint да намалява организационната интелигентност.
Така че нека направим числата. Тъй като инструктажните документи са (поне) два пъти по-ефективни във времето от PowerPoint и са склонни да елиминират най-безполезните срещи, като заменят PowerPoint с инструктажни документи, Bezos ефективно повишава производителността на управление в цялата компания чрез поне 25 процента.
Повече от 20 години изследвам и пиша за офис технология и техника за управление. Малко са технологиите или техниките, които, когато бъдат внедрени, имат близо до този вид драматично положителен ефект върху производителността.
Но това не е всичко. Забраната на PowerPoint в полза на брифинг документи струва на Bezos и Amazon точно $ 0,00. За всички практически цели това е ROI от, е, безкрайност.
Доста умно, а?
